La gestione delle spese aziendali deducibili è diventata ancora più cruciale nel 2025, un anno che ha portato con sé cambiamenti normativi significativi che ogni imprenditore deve conoscere per ottimizzare i costi e massimizzare il risparmio fiscale.
Il panorama fiscale si è infatti arricchito di nuove regole, prima fra tutte l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti introdotto dalla Legge di Bilancio 2025, che ha rivoluzionato il modo in cui le aziende devono documentare e gestire le proprie spese.
Ma c’è un aspetto che spesso viene sottovalutato: tra le voci deducibili non troviamo solo i classici costi operativi, ma anche le spese per la sicurezza sul lavoro, che rappresentano molto più di un semplice obbligo normativo, in quanto sono un investimento strategico che protegge i dipendenti e, come vedremo, genera ritorni tangibili per l’azienda.
Le spese per il personale e la formazione aziendale
Quando si parla di spese per il personale, la buona notizia è che la maggior parte di queste voci gode di una deducibilità integrale, a patto naturalmente di rispettare i requisiti normativi che analizzeremo nel dettaglio.
Partiamo dalle basi: stipendi e salari sono completamente deducibili dal reddito d’impresa, e questo vale anche per tutti i contributi previdenziali e assicurativi che versiamo all’INPS e agli altri enti. Stesso discorso per la quota TFR maturata durante l’esercizio, che rappresenta un accantonamento obbligatorio ma che almeno ci permette di ridurre il carico fiscale.
Le cose si complicano un po’ quando entriamo nel mondo delle trasferte dei dipendenti. Qui il 2025 ha portato una rivoluzione: dimenticatevi di rimborsare in contanti le spese di vitto, alloggio e taxi dei vostri collaboratori. La nuova normativa impone l’uso di mezzi di pagamento tracciabili e, senza tracciabilità, l’azienda perde la deducibilità e il dipendente si ritrova il rimborso tassato.
Per fortuna, alcune cose rimangono stabili: i rimborsi chilometrici seguono ancora le care vecchie tabelle ACI 2025, anche se con i soliti limiti che ormai conosciamo bene: massimo 17 cavalli fiscali per le auto a benzina e 20 per i diesel. E quando i vostri dipendenti sono in trasferta, potete stare tranquilli che le spese per vitto e alloggio sono deducibili entro limiti ragionevoli: €180,76 al giorno in Italia e €258,23 all’estero.
Ma veniamo a quello che considero uno degli investimenti più intelligenti che un’azienda possa fare: la formazione professionale. Dal 2017, grazie al Jobs Act degli autonomi, abbiamo una normativa davvero generosa: corsi di formazione e aggiornamento deducibili al 100% fino a €10.000 annui per professionista, e la cosa bella è che sono incluse anche le spese di viaggio e soggiorno.
Acquisto di beni strumentali e servizi di manutenzione
L’acquisto di beni strumentali è il cuore pulsante di ogni azienda che vuole crescere, e fortunatamente il fisco italiano offre diverse opportunità per gestire questi investimenti in modo fiscalmente efficiente.
Iniziamo con una buona notizia per chi deve acquistare piccole attrezzature: se il bene costa meno di €516,46, potete dedurlo interamente nell’anno di acquisto. Sembra poco? Pensate a quanti tablet, smartphone, piccoli elettrodomestici o attrezzi rientrano in questa categoria – la deduzione immediata può fare la differenza nel bilancio di fine anno.
Per i beni di valore superiore, entra in gioco il meccanismo dell’ammortamento. Significa semplicemente che il costo viene spalmato su più anni secondo coefficienti ministeriali che riflettono la vita utile del bene. Un macchinario industriale, ad esempio, verrà ammortizzato in 5-8 anni, mentre un computer in 3-5 anni.
Qui arriva la parte interessante: il credito d’imposta 4.0. Se state pensando di investire in tecnologie avanzate, il 2025 offre ancora aliquote interessanti fino al 20% per i beni materiali tecnologicamente avanzati. L’unico neo? Dovete essere veloci con la prenotazione dei fondi tramite la piattaforma GSE, perché le risorse non sono infinite.
Non dimentichiamo la Nuova Sabatini, che con i suoi 1,7 miliardi di euro di dotazione per il periodo 2025-2029 rappresenta un’opportunità concreta per chi vuole acquistare o prendere in leasing macchinari e tecnologie digitali. E se i vostri investimenti hanno un occhio alla sostenibilità ambientale, ci sono contributi maggiorati che rendono l’operazione ancora più conveniente.
Passiamo ora a un tema che fa storcere il naso a molti imprenditori: le spese di manutenzione. La regola del 5% del valore dei beni ammortizzabili per la manutenzione ordinaria può sembrare restrittiva, ma pensatela così: è un incentivo a pianificare gli interventi e a distinguere tra manutenzione ordinaria e straordinaria.
La manutenzione straordinaria, quella che migliora significativamente il bene, va capitalizzata e ammortizzata: in pratica diventa parte del valore del bene stesso. Non è una complicazione, è un modo per spalmare nel tempo un investimento che aumenta il valore dei vostri asset.
Un consiglio prezioso? Se potete, stipulate contratti di manutenzione periodica. Non solo vi garantiscono interventi tempestivi e professionali, ma i canoni sono integralmente deducibili senza il limite del 5%.
Sicurezza sul lavoro come investimento deducibile
Le spese per la sicurezza sul lavoro sono spesso viste come un peso, un obbligo burocratico da sopportare. Ma se cambiamo prospettiva, scopriamo che sono uno degli investimenti più intelligenti che un’azienda possa fare.
Cominciamo dalle basi: i Dispositivi di Protezione Individuale (DPI) sono completamente deducibili. Caschi, guanti, scarpe antinfortunistiche, mascherine: tutto quello che serve per proteggere i vostri collaboratori è a carico del fisco. Ma non fermatevi a pensare solo al risparmio fiscale: ogni DPI è una barriera tra i vostri dipendenti e un potenziale infortunio.
La formazione sulla sicurezza ha subito un’importante evoluzione con il nuovo Accordo Stato-Regioni 2025. I corsi di sicurezza sul lavoro sono diventati più strutturati e specifici, in particolare se pensiamo ai nuovi requisiti per gli ambienti confinati con 12 ore di formazione di cui 8 di pratica. Ma anche questi costi sono interamente deducibili, e la formazione che ne deriva può letteralmente salvare vite. Per approfondire l’argomento, vi consigliamo questo articolo su come cambiano i nuovi corsi di sicurezza sul lavoro.
Il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) e tutte le consulenze specialistiche necessarie per valutare rischi chimici, biologici, stress lavoro-correlato? Deducibili al 100%. Lo stesso vale per le visite mediche obbligatorie e tutti i controlli periodici del medico competente.
Non è finita qui: le aziende virtuose possono accedere allo sconto INAIL per prevenzione attraverso il modello OT23, che può arrivare fino al 28% del premio assicurativo.
Spese operative: dall’affitto alle consulenze professionali
Le spese operative sono il pane quotidiano di ogni azienda, e fortunatamente la maggior parte di esse gode di regimi di deducibilità favorevoli, anche se con alcune distinzioni importanti da tenere a mente.
Partiamo dall’affitto: se la vostra azienda opera in locali in locazione, sappiate che i canoni sono interamente deducibili. È una voce che può pesare molto sul bilancio, ma almeno dal punto di vista fiscale non ci sono sorprese. Diverso è il discorso per i professionisti che lavorano da casa: in questo caso, la deducibilità scende al 50% del canone di locazione e delle spese condominiali. Non è l’ideale, ma è comunque meglio di niente, soprattutto considerando la comodità di non dover fare il pendolare.
Le utenze aziendali seguono una logica simile: 100% di deducibilità quando sono intestate all’azienda e riferite a locali strumentali. Per le situazioni promiscue casa-ufficio, torniamo al 50%, con un’eccezione interessante: la telefonia, che gode di una deducibilità dell’80%. Probabilmente il legislatore ha capito che al giorno d’oggi è impossibile separare nettamente l’uso professionale da quello personale del telefono.
Le spese di rappresentanza sono un capitolo a parte, con regole precise ma non impossibili da gestire. La deducibilità è legata al fatturato: 1,5% fino a 10 milioni di euro di ricavi, con percentuali che scendono per le aziende più grandi. Ma ecco un trucco: gli omaggi sotto i €50 sono completamente deducibili.
I trasporti e le auto aziendali meritano un discorso approfondito perché le regole sono articolate. La deducibilità base per le autovetture è solo del 20%, ma sale al 70% se concedete l’auto in uso promiscuo ai dipendenti. Per agenti e rappresentanti di commercio, si arriva all’80%. È un modo intelligente per incentivare l’uso condiviso dei mezzi aziendali.
Attenzione però: dal 2025, tutti questi pagamenti devono essere tracciabili. Niente più rimborsi in contanti per il pranzo di lavoro o il taxi dall’aeroporto. Può sembrare una seccatura, ma in realtà è un’opportunità per digitalizzare e rendere più efficiente la gestione amministrativa.
Le consulenze professionali sono un altro pilastro delle spese operative. Commercialisti, consulenti del lavoro, avvocati sono tutti deducibili al 100%, ma con un vincolo importante: dovete dimostrare l’inerenza all’attività d’impresa. Non basta la fattura, servono contratti chiari, descrizioni dettagliate delle prestazioni, documentazione che dimostri come quella consulenza sia servita alla vostra attività.
Per le spese legali, c’è una particolarità da ricordare: la deducibilità scatta quando la prestazione è ultimata, tipicamente con la sentenza. Quindi anche se pagate l’avvocato a rate durante tutto l’iter processuale, fiscalmente il costo diventa deducibile solo alla conclusione. È una di quelle sottigliezze che possono fare la differenza in sede di dichiarazione dei redditi.
Come gestire al meglio le spese deducibili nel 2025
Arriviamo al dunque: come gestire concretamente tutte queste spese in modo da massimizzare i benefici fiscali senza incorrere in problemi con l’Agenzia delle Entrate? La risposta sta in un mix di organizzazione, tecnologia e buon senso.
Il primo passo è comprendere a fondo le nuove regole sulla tracciabilità. Non è solo una questione di compliance: i pagamenti tracciabili vi permettono di avere un quadro sempre chiaro delle vostre spese, facilitano la riconciliazione bancaria e riducono il rischio di errori. Il consiglio? Dotate i dipendenti di carte aziendali con limiti di spesa chiari e integrate il tutto con un sistema di nota spese digitale.
La conservazione documentale è diventata ancora più importante, ma anche più semplice grazie alla digitalizzazione. Non pensate solo all’obbligo di conservare i documenti per 10 anni ma immaginate la possibilità di avere tutto a portata di click, di poter recuperare una fattura del 2018 in pochi secondi, di avere report sempre aggiornati sulle vostre spese.
Un sistema di contabilità analitica non è più un lusso per grandi aziende, ma una necessità per tutti. Vi permette di sapere in tempo reale quanto state spendendo, se state rispettando i limiti di deducibilità, dove potete ottimizzare.
Il consulente fiscale in questo contesto diventa un vero e proprio partner strategico. Non limitatevi a vederlo una volta l’anno per la dichiarazione dei redditi: coinvolgetelo nella pianificazione, chiedete consiglio prima di fare investimenti importanti, utilizzate la sua esperienza per navigare le complessità normative.
L’adozione di software gestionali moderni fa davvero la differenza. Non parlo solo di programmi di contabilità, ma di vere e proprie piattaforme integrate che gestiscono note spese, fatturazione, prima nota, tutto in modo coordinato. L’investimento iniziale si ripaga in efficienza e risparmio di tempo.
Non sottovalutate la formazione del personale amministrativo. Le normative cambiano, le interpretazioni evolvono, e avere un team aggiornato significa evitare errori e cogliere opportunità. Anche questa è una spesa deducibile che genera valore nel tempo.
L’approccio vincente è quello proattivo: non aspettate la fine dell’anno per fare i conti, ma monitorate costantemente, fate simulazioni, pianificate. Una verifica trimestrale della situazione vi permette di correggere il tiro in tempo, di sfruttare al meglio le opportunità di risparmio, di evitare brutte sorprese.
