Un’azienda manifatturiera ha centinaia di processi. Alcuni sono critici per la sopravvivenza del business. Altri sono rituali ereditati dal 19xx.
La maggior parte delle implementazioni software fallisce perché cerca di automatizzare tutto. Comprese le cose che non contano.
Un software ERP (o un MES, non cambia nulla concettualmente) non dovrebbe cercare di catturare ogni dettaglio di come lavorate. Dovrebbe catturare solo quello che determina la redditività, la velocità e la qualità.
Quello che conta e quello che non conta
Un processo critico è un processo che se non funziona bene… fa fallire il business. O fa subire danno economico significativo.
Il processo di acquisizione della materia prima è critico. Perché la qualità della materia prima determina la qualità del prodotto finito. E questa determina i margini e la soddisfazione del cliente.
Il processo di sequenziamento della produzione è critico. Perché il sequenziamento determina l’efficienza della fabbrica. Una sequenza sbagliata significa ore sprecate, setup inutili, ritardi nelle consegne.
Il processo di gestione dei resi è critico. Perché un reso gestito male significa perdita di cliente oppure costo di gestione eccessivo.
Il processo di archiviazione della documentazione amministrativa non è critico. È importante per la conformità. Ma non per il business. Fate male, vi multano. Non fate bene, perdete clienti.
Questa distinzione è il punto su cui molti progetti inciampano. Cercano di ottimizzare tutto con la stessa attenzione. E il risultato è dispersione di risorse.
Come identificare i processi davvero critici
Partite dalla redditività. Quali sono i tre processi dove, se li fate male, i vostri margini crollano?
Potrebbe essere: gestione dei costi di produzione, gestione dei prezzi di vendita, gestione della qualità, gestione della logistica.
Non è lo stesso per tutti. Dipende da voi.
Se siete un’azienda dove il costo della materia prima è il 60% del costo totale, gestione dei fornitori è critica. Se siete un’azienda dove il lavoro manuale è il 40% del costo, gestione della manodopera è critica.
Identificate i tre processi dove il controllo economico determina il successo. Quelli sono i processi su cui concentrare l’implementazione.
Il pericolo dell’over-engineering
Molte aziende, durante l’implementazione, dicono al consulente: “Vogliamo che il sistema faccia anche questo, e questo, e questo”.
Più il sistema fa, più è complicato. Più è complicato, più è difficile da usare. Più è difficile da usare, più gli utenti lo “aggirano”.
Un gestionale ERP ben implementato fa poche cose, ma bene. Non fa molte cose in modo mediocre.
Se il vostro processo critico è “dare al cliente visibilità sul suo ordine dalla ricezione alla spedizione”, il sistema dovrebbe fare esattamente questo. Veloce, affidabile, preciso.
Se poi volete anche un modulo per tracciare le spese dei dipendenti in trasferta, va bene. Ma non è critico. Potrebbe anche stare fuori dal sistema principale (in un foglio Excel parallelo, se necessario).
Questa razionalizzazione è difficile per molti manager. Perché vogliono “tutto nel sistema”. Ma “tutto nel sistema” significa “niente davvero bene nel sistema”.
Come le priorità cambia la timeline
Se identificate i tre processi critici e dite al consulente “questi tre devono funzionare perfettamente al go-live”, siete concreti.
Se invece dite “vogliamo che 15 processi funzionino perfettamente al go-live”, siete nel campo delle fantasia. Sfrenate.
Quindi… un’implementazione realistica di qualità significa: tre processi perfetti, cinque processi buoni, il resto funziona ma non è ottimizzato.
La domanda che rivela la confusione
Se chiedete alla vostra direzione: “Quali sono i tre processi che se controllati bene determinano il nostro successo economico?”, riescono a rispondere subito?
Se sì, sapete dove concentrare ogni sforzo. Se no, state per implementare un sistema senza sapere cosa davvero importa.
E quando il sistema sarà attivo e i tre processi critici non funzioneranno bene, allora scoprite cosa manca. Troppo tardi.
Founder & Head of Growth at Puntoexe S.r.l.
