L’aumento dei costi per l’acquisto dei veicoli, la volatilità dei prezzi del carburante, così come l’incremento delle spese di manutenzione e assicurative portano a un generale aumento dei costi di gestione delle flotte.
Oltre a comprendere tali dinamiche, per le aziende è importante sapersi orientare verso strategie che, grazie alla tecnologia, consentano non solo di ridurre le spese, ma anche di migliorare l’efficienza complessiva della flotta.
Una panoramica sui costi di gestione delle flotte
Si tratta di una combinazione di costi diretti e indiretti che includono costo totale di proprietà (TCO) e costi operativi che, analizzati adeguatamente, possono essere ottimizzati per migliorare la redditività della flotta e mantenere un vantaggio competitivo.
Va tenuto presente che i costi operativi si distinguono tra fissi (premi assicurativi, manutenzione ordinaria, retribuzione dei conducenti, formazione, tasse, leasing, ecc…) e variabili (legati a incidenti, manutenzioni straordinarie, pedaggi, fluttuazione dei costi del carburante, potenziali deprezzamenti dei veicoli, ecc…).
Adottare modelli previsionali che tengano conto di tutti questi fattori, oltre che della tipologia dei veicoli, delle dimensioni della flotta e dei percorsi effettuati dai veicoli, può contribuire a una corretta pianificazione che riduca al minimo i costi complessivi e massimizzi l’efficienza.
Leasing o proprietà?
La decisione di noleggiare o acquistare i veicoli ha un impatto significativo sui costi della flotta, ciascuna con vantaggi differenti.
Se da un lato il leasing consente di pianificare meglio i pagamenti, poiché include già i costi di manutenzione e assicurazione e permette di evitare i rischi legati al deprezzamento dei veicoli, dall’altro potrebbe comportare costi complessivi più elevati (soprattutto se si superano i limiti di chilometraggio stabiliti).
D’altro canto, la proprietà dei mezzi offre maggiore controllo, benefici fiscali più elevati e una maggiore convenienza a lungo termine, ma richiede al tempo stesso un investimento iniziale più importante, oltre a comportare costi extra per le manutenzioni programmate e non.
Come ridurre i costi grazie alla tecnologia
La telematica è il motore dell’efficienza: l’adozione di software avanzati come Geotab permette di ridurre i costi operativi del 15-20% già nel primo mese. Il segreto non è solo monitorare i mezzi, ma trasformare i dati in azioni concrete. Grazie a una visibilità completa, i fleet manager possono prevenire i guasti con una manutenzione programmata, ridurre drasticamente i tempi di fermo veicolo e perfezionare la pianificazione dei percorsi. Il risultato? Una flotta sempre operativa, meno sprechi di carburante e una vita utile dei mezzi più lunga.
Di seguito alcune best practice da mettere in campo per sfruttare al meglio le risorse della telematica.
1.Massimizzare l’efficienza della flotta
I dispositivi telematici offrono dati che consentono di valutare la produttività della flotta, così da determinare con precisione l’eventuale necessità di attivare mezzi aggiuntivi o, al contrario, fermarne alcuni.
Allo stesso modo, e specificatamente per i veicoli operativi, controllare regolarmente i percorsi quotidiani dei veicoli permette di monitorarne il livello di utilizzo e di valutare modelli economici diversi. Ad esempio, per far fronte a periodi di picco limitati, il noleggio è preferibile rispetto all’acquisto.
2. Monitorare il consumo di carburante e ridurre i tempi di minimo
Il carburante rappresenta uno dei maggiori costi per le flotte. È dunque indispensabile tenere sotto controllo tutti quegli aspetti che influiscono sui consumi: tra questi, il livello di carico, l’utilizzo dell’aria condizionata o di funzionalità come la refrigerazione per i mezzi pesanti, insieme alle condizioni ambientali.
Anche mantenere il regime di minimo può avere ripercussioni negative: oltre a consumare carburante, aumenta l’usura del motore e, di conseguenza, le esigenze in termini di manutenzione.
3. Pianificare le manutenzioni
Per una flotta, la manutenzione comprende molteplici aspetti: dal semplice cambio dell’olio o sostituzione dei filtri dell’aria, fino alle verifiche dello stato di salute per la sicurezza. A seconda dei casi, alcuni mezzi vengono sottoposti solo alle manutenzioni standard, mentre altri necessitano di interventi approfonditi molto più frequenti.
È qui che entra in gioco la telematica: i dati raccolti possono fornire ai fleet manager informazioni dettagliate sull’effettivo stato di salute dei mezzi, così da poter sviluppare veri e propri modelli previsionali e programmare tempestivamente le manutenzioni, senza incorrere in spese impreviste ed evitando tempi di fermo.
4. Monitorare lo stile di guida dei conducenti
Oltre a offrire informazioni sui veicoli in sé, tramite le telecamere installate a bordo la telematica fornisce dati sul comportamento dei conducenti che possono aiutare i fleet manager a identificare ulteriori aree di miglioramento in termini di gestione della flotta (e riduzione dei costi).
Ad esempio, è possibile intervenire laddove si rilevi uno stile di guida che influisce a lungo termine sulle condizioni dei veicoli. Un caso tipico è quello delle frenate brusche, che possono usurare le pastiglie dei freni e causarne sostituzioni più frequenti.
Inoltre, basarsi sui dati per incoraggiare pratiche di guida sicura può avere effetti positivi anche sui premi assicurativi: disincentivare comportamenti potenzialmente pericolosi, infatti, contribuisce a ridurre gli incidenti e, di conseguenza, a diminuire i costi delle polizze.
A questo si aggiunge poi la possibilità di utilizzare le immagini rilevate dalle dash cam per verificare le dinamiche dei sinistri e ottenere, quindi, una copertura più accurata.
Monitorare le flotte è fondamentale per valutare l’efficacia delle strategie di gestione dei veicoli.
Integrare software per la gestione delle flotte, tuttavia, è solo il primo passo verso l’ottimizzazione dei costi. All’analisi dei dati devono seguire azioni concrete: dall’applicazione di modelli economici e manutentivi nuovi, a una diversa pianificazione dei percorsi per ottimizzare i consumi, fino a veri e propri programmi di coaching dei conducenti – una delle risorse più preziose per le flotte.
Sales Manager EMEA di Geotab
