Chiarimenti e novità sul termine ultimo di conservazione dei documenti informatici di natura fiscale

 Chiarimenti e novità sul termine ultimo di conservazione dei documenti informatici di natura fiscale

In merito al calcolo del termine di conservazione dei documenti di rilevanza fiscale era stato già redatto e pubblicato l’articolo Proroga della scadenza di conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari”, definendo il termine ultimo di conservazione sia nel caso di un periodo d’imposta coincidente con l’anno solare che non coincidente.

Per maggiore chiarezza, si ripropongono di seguito due esempi concreti:

ESEMPIO PRATICO CASO GENERALE: Documenti relativi al periodo d’imposta 2016 coincidente con l’anno solare.

Il contribuente, soggetto passivo Iva, ha presentato la dichiarazione dei redditi entro il 31.10.2017 e pertanto il processo di conservazione di tutti i documenti rilevanti ai fini tributari (sia documenti rilevanti ai fini IVA che ai fini reddituali) e relativi a quel periodo va completato al più tardi entro il 31 gennaio 2018.

ESEMPIO PRATICO CASO PARTICOLARE: Documenti relativi al periodo d’imposta 01.07.2017 – 30.06.2018 non coincidente con l’anno solare.

Il contribuente, soggetto passivo Iva,  con periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare (01.07.2017 – 30.06.2018) conserva i documenti rilevanti ai fini IVA dell’anno 2017 entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi presentata successivamente al 31.12.2017. Presa, quindi, a riferimento la dichiarazione annuale dei redditi del periodo 01.07.2016-30.06.2017 da presentarsi entro il 31.03.2018, il termine ultimo di conservazione dei documenti IVA dell’anno solare 2017 sarà il 30.06.2018, insieme agli altri documenti fiscalmente rilevanti del periodo 01.07.2016-30.6.2017.

In aggiunta, si evidenzia quale recente novità normativa per i periodi d’imposta 2017 e 2018 che la Legge di Bilancio 2018 ha disposto lo slittamento del termine di scadenza della presentazione telematica delle dichiarazioni dei redditi e dell’Irap dal 30 settembre al 31 ottobre (ciò almeno fino a quando resterà in vigore l’adempimento dello trasmissione dei dati fatture di cui all’art. 21 del D.L. n. 78/2010).

Quindi anche per i documenti di rilevanza tributaria relativi ai periodi 2017 e 2018 in caso di periodo coincidente con l’anno solare, il termine ultimo di conservazione slitta al 31 gennaio.

In ultimo, si vuole fornire un chiarimento in merito al caso  in cui oggetto della conservazione siano i tipi documento dichiarativi, comunicativi e di versamento.  In tal caso per il corretto calcolo del termine di scadenza per la conservazione occorre fare riferimento all’anno di produzione e di trasmissione telematica del documento all’Agenzia delle Entrate. Così, ad esempio, se si intende conservare digitalmente a norma  la dichiarazione annuale dei redditi 2017 (riferita all’anno d’imposta 2016), essendo la predetta dichiarazione un documento formatosi e trasmesso telematicamente nel corso dell’anno 2017, il termine ultimo di scadenza per la relativa conservazione coinciderà con il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazione dei redditi relativa all’anno d’imposta 2017, ossia il 31 gennaio 2019.

Fabrizio Lupone

Consulente esperto e formatore di digital compliance, digitalizzazione dei processi documentali, fatturazione elettronica, firme e sigilli elettronici, data certa elettronica, identità digitali SPID e conservazione elettronica a norma. Fondatore del portale DocPaperless: www.docpaperless.com.

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