Come aumentare la competitività e ridurre i costi

 Come aumentare la competitività e ridurre i costi

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[dropcap]I[/dropcap]n ogni azienda, ente od organizzazione occorre oggi confrontarsi con le seguenti problematiche:

  • aumentare la competitività sul mercato del prodotto e/o del servizio offerto;
  • ridurre i costi di produzione mantenendo o migliorando le funzioni atte a soddisfare i bisogni del cliente;
  • conoscere in modo corretto la propria posizione competitiva;
  • gestire in modo trasparente e controllare i rapporti con i fornitori;
  • programmare efficacemente nuove iniziative;
  • rivedere i processi e l’organizzazione in un clima di partecipazione di tutte le componenti;
  • migliorare le condizioni per la collaborazione interna;
  • verificare la qualità dei progetti, dei prodotti e dei servizi.

Per ognuna di queste problematiche occorre trovare una soluzione. Occorrerà poi analizzare la soluzione proposta, ricercarne le alternative e selezionarle, al fine di individuare quella che presenta il valore maggiore.
Nel caso di un processo aziendale non sempre basta l’intuito dell’imprenditore o del manager; specie in organizzazioni o mercati complessi è indispensabile un metodo rigoroso ed efficace. Questo ovviamente sempre per lo stesso obiettivo aziendale: “essere competitivi sul mercato”.

L’Analisi del Valore è lo strumento più efficace per la gestione del Valore, al fine di verificare la validità funzionale della soluzione proposta e per individuare eventuali soluzioni alternative, altrettanto valide o più valide, riducendo i rischi di scelte inadeguate e coinvolgendo in modo efficace chi deve attuarle.
L’Analisi del Valore (AV) consiste in un’attività organizzata di gruppo, possibilmente con la guida di un Coordinatore esperto di AV.
Tale attività, che per sua natura esalta e moltiplica le capacità dei singoli membri del gruppo, consiste nell’individuare gli ambiti di maggiore influenza funzionale (AMIF) dell’entità presa in considerazione e, relativamente ad essi, le funzioni necessarie e richieste in grado di soddisfare le esigenze espresse o implicite.
Verificata la rispondenza ai requisiti, si assegna a ciascuna funzione un Indice di Valore per giungere alla valutazione della soluzione prospettata e di eventuali soluzioni alternative più vantaggiose.

Qualità è per definizione l’insieme delle caratteristiche di un’entità, le quali determinano la capacità di soddisfare esigenze espresse ed implicite.

Entità è ciò che può essere descritto e considerato individualmente: progetto, processo, prodotto, servizio o una loro qualsiasi combinazione.

Valore (Indice di Valore) V (value) è il rapporto fra l’utilità W (worth) minimo prezzo stimato che si è disposti a pagare per ottenere la funzione in esame, in un determinato luogo ed in determinate circostanze e condizioni ambientali, ed il costo di produzione o globale del componente che esplica la funzione stessa C (cost).

In sintesi l’Analisi del Valore è uno strumento metodologico operativo che consente di raggiungere gli obiettivi della Qualità (eccellenza) ponendo massima attenzione sulle funzioni e sui relativi indici di valore.

È possibile affermare che: «ogni attività finalizzata a dare vita a idee, prodotti o servizi tesi al soddisfacimento di esigenze (espresse e implicite) può essere sviluppata per aumentarne il VALORE (rapporto fra l’utilità dell’entità considerata ed il costo globale)».

La Storia
La storia dell’Analisi del Valore è relativamente breve. Essa fu ideata durante la Seconda Guerra Mondiale (1943) dall’ingegnere statunitense Lawrence D. Miles, della General Electric Company, allorché, a seguito dell’esaurimento di alcuni materiali, egli dovette reperirne altri che esplicassero la stessa funzione. Il metodo, successivamente da lui sviluppato, si rivelò non solamente atto a ricercare soluzioni alternative tali da consentire lo svolgimento delle stesse funzioni di quelle originariamente espletate, altrettanto valide, ma in molte circostanze addirittura migliorative ed ottenibili ad un costo più basso rispetto alle soluzioni prese in esame.
Negli anni Cinquanta, l’AV si diffuse nell’industria manifatturiera americana e fu adottata per la selezione degli acquisti. Negli anni Sessanta, iniziò la diffusione in Giappone ed Europa, mentre negli Stati Uniti fu estesa agli appalti di costruzioni civili. Dagli anni Settanta è adottata in Francia dalla Plan Construction. Nel 1985, in analogia con altri Paesi maggiormente industrializzati, viene fondata in Italia, l’AIAV, Associazione Italiana per l’Analisi del Valore e hanno inizio le prime applicazioni.

Lo studio del valore
È in questa fase che il Value Management viene propriamente applicato. Le sottofasi sono: Informazioni, Analisi Funzionale, Creatività, Valutazione, Sviluppo e Presentazione.

A. Informazioni
L’obbiettivo di questa sottofase è quello di completare la raccolta di informazioni iniziata nel Pre Studio. Se non è stato fatto nel Pre Studio è questo il momento di approfondire gli argomenti con il cliente ponendo domande da parte del gruppo di lavoro a chiarimento di informazioni nel frattempo pervenute. Se non è stato possibile visitare il “sito” in precedenza, è questo il momento di farlo. È anche a questo punto che si verificano con gli interessati (Direzione aziendale, management intermedio…) gli obbiettivi e i tempi dello studio. Gli obbiettivi vengono quindi rivisti e definiti ulteriormente.

B. Analisi Funzionale
La definizione e l’analisi delle funzioni sono il nucleo centrale della MV. È in effetti quello che distingue la MV da tutti gli altri programmi di miglioramento. Per questa sottofase si seguono i seguenti step:

  1. identificazione e definizione delle funzioni del prodotto, progetto o processo che si sta studiando utilizzando verbi all’attivo e sostantivi misurabili. Questa attività viene spesso chiamata Random Function Definition;
  2. classificazione delle funzioni come Basiche, Secondarie o di Supporto;
  3. ampliare la lista delle funzioni (se possibile);
  4. costruire un modello delle funzioni – Diagramma Gerarchico delle Funzioni o Function Analysis System Technique (FAST).
  5. 5. Attribuire costi e/o altri criteri di misura alle funzioni;
  6. stabilire il valore (l’importanza) delle funzioni;
  7. misurare il costo rispetto al valore delle funzioni in modo da stabilire la potenziale non congruenza del valore e quindi la migliore opportunità di miglioramento;
  8. esaminare le funzioni dal punto di vista dell’efficienza e dell’efficacia;
  9. selezionare le funzioni sulle quali continuare l’analisi;
  10. ridefinire gli obbiettivi dello studio.

C. Creatività
L’obbiettivo della sottofase creativa (speculativa) è quello di generare una grande quantità di idee per svolgere ciascuna funzione selezionata per continuare l’analisi. Questo dovrebbe essere uno sforzo creativo totalmente scevro da preconcetti, abitudini, tradizioni, attitudini negative, limiti e criteri prestabiliti. Nessun giudizio o discussione deve aver luogo durante questa attività (Brain Storming). La qualità di ciascuna idea sarà sviluppata nella sottofase successiva.
Bisogna aver chiari due principi:

  1. lo scopo dell’attività non è quello di concepire altre strade per progettare un prodotto o un servizio, ma quello di sviluppare modi per svolgere le funzioni esistenti e selezionate per lo studio;
  2. la creatività (processo mentale nel quale le esperienze pregresse si ricombinano per formare nuove combinazioni) è essenziale: lo scopo è proprio quello di creare nuove combinazioni che permetteranno di svolgere le funzioni selezionate ad un costo totale minore e con una efficacia ed efficienza maggiore di quanto non lo fosse prima.

Esistono molte tecniche per la generazione di idee. Il principio guida in tutte le tecniche è che si sospenda il giudizio e ci si sforzi di lasciare libero corso a tutti i pensieri.

D. Valutazione
Gli obbiettivi di questa sottofase sono quelli di raccogliere e analizzare le informazioni derivanti dalle idee generate nella sottofase creativa, e selezionare quelle più interessanti per essere sviluppate in suggerimenti per il miglioramento del valore. Utilizzando i criteri di valutazione definiti nel Pre Studio si classificano le idee in funzione di questi criteri.

Questo processo comporta i seguenti step:

  1. raggruppare idee simili per categoria tenendo conto della possibilità di implementazione nel lungo o medio periodo;
  2. chiedere al gruppo un “volontario” per la presentazione e la difesa dell’idea. Nel caso non si trovasse nessun volontario l’idea non viene considerata;
  3. elencare i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna idea;
  4. classificare le idee in ciascuna categoria in accordo con i criteri di valutazione stabiliti e tenendo conto del consenso del gruppo;
  5. se esistono parità utilizzare l’analisi matriciale per classificare le idee che soddisfino le stesse funzioni;
  6. selezionare le idee da sviluppare per il miglioramentpo del valore.

E. Sviluppo
L’obbiettivo di questa sottofase è quello di selezionare e preparare le migliori soluzioni per il miglioramento del valore.
La raccolta dati dovrebbe aver fornito abbastanza informazioni tecniche, di costo, e di tempi da permettere di sviluppare una prima verifica sulla fattibiltà della implementazione delle soluzioni.

Il processo comprende i seguenti step:

1. cominciando dalle alternative col più alto valore in classifica, sviluppare una analisi dei benefici ed un elenco delle attività per l’implementazione, includendo la previsione dei costi iniziali, i costi nel ciclo di vita, e i costi di implementazione tenendo in conto rischi ed incertezze;
2. compiere una analisi dei benefici;
3. costruire l’insieme delle informazioni per ciascuna alternativa proposta:

  • descrizione della situazione originale e della alternativa proposta;
  • diagrammi di flusso della situazione originale e della alternativa proposta;
  • informazioni su costi ed efficacia, mostrando in maniera chiara la differenza tra la situazione originale e l’alternativa proposta;
  • raccogliere tutte le informazioni disponibili, come fonti di informazione, calcoli, letteratura;
  • tempistica.

4. preparare un piano di implementazione, comprensivo di chi fa che cosa quando;
5. finalizzare la proposta includendo tutte le informazioni e le previsioni, le influenze su altri progetti, marketing plan, ecc.

F. Presentazione
L’obiettivo di questa sottofase è quello di ottenere il consenso di tutti gli attori del progetto per procedere nella sua implementazione. In generale si procede con una presentazione a voce seguita da un documento di report completo.

Post studio
Gli obiettivi di questa fase sono l’implementazione dei cambiamenti stabiliti nelle fasi precedenti. È molto importante in questa fase monitorare tutto il processo di cambiamento in maniera accurata.

Giuseppe Monti
http://progettoinnesto.it

Giuseppe Monti

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