Come organizzare un evento aziendale di successo

[dropcap]R[/dropcap]ealizzare un evento aziendale attenendosi a determinate regole del buon gusto è certamente un elemento di distinzione, che contribuisce a comunicare e trasmettere un’immagine positiva dell’impresa. Esiste un vero e proprio cerimoniale che dovrebbe essere seguito, sia che si decida di organizzare una cena formale in un ambiente privato, sia che si organizzi un evento pubblico, di più ampio respiro.

Una volta deciso il genere di evento da portare avanti (la presentazione di un determinato prodotto, una inaugurazione, o ancora il lancio di un marchio) bisognerà individuare la location: si può optare per delle eleganti sale congressuali di un hotel o anche, se lo spazio lo consente, organizzare il tutto all’interno dell’azienda stessa.

Se l’evento è a carattere formale (un congresso, ad esempio) bisogna prendere in considerazione le regole di protocollo dei cerimoniali ufficiali e pubblici. La questione più difficoltosa riguarda i posti a sedere e le varie attribuzioni: in convegni e congressi, se al tavolo della presidenza vi sono diverse personalità occorre far sedere l’ospite più importante alla destra del presidente, alla sua sinistra il secondo in ordine di importanza e così via a scendere, in entrambi i lati. In casi come questi la cavalleria non esiste poiché il posto di donne e uomini è deciso in base al ruolo che ricoprono all’interno dell’azienda. Se al tavolo siede invece solamente il conduttore, in genere alla sua destra vi sarà il podio e gli oratori si troveranno nella prima e seconda fila della platea.

Il rispetto dell’etichetta deve cominciare già dalla cura dei dettagli: importante in tal senso è l’invito stesso all’evento. Esistono tre tipi di inviti: personali, impersonali e lettere (in questa pagina trovate alcuni esempi). Anche la promozione dell’evento è la chiave di volta per la sua riuscita, e se non si è esperti meglio affidarsi ad un’agenzia esterna.

Non deve mancare il guardaroba, di modo che nessuno degli ospiti sia costretto a mantenere cappotto o soprabito in grembo o sulla spalliera della sedia. A tal proposito meglio disporre di un certo numero di hostess (in base al numero di ospiti), che oltre ad occuparsi di questo aspetto dovranno accogliere alla reception tutti gli invitati, utilizzando un linguaggio formale e misurato ed indossare un abbigliamento consono all’evento.

Un discorso a parte merita il rinfresco, che potrà tenersi a metà dell’evento oppure come fase conclusiva dello stesso: è importante in questo caso assicurarsi che i cibi rispettino i gusti e le esigenze di tutti gli invitati, includendo nel menù cibi adatti anche a chi soffre di allergie alimentari nonché a vegetariani e vegani. Durante il rinfresco non potrà mancare il sottofondo musicale; a tal proposito è preferibile optare per esibizioni del vivo. Per trovare il gruppo musicale più adatto ci si può avvalere di siti specializzati come ad esempio Musicamatrimonio.it oppure Musiqua.it dove trovare centinaia di musicisti e dj per eventi.

Altro elemento immancabile in un evento aziendale sono i cartelli indicatori, che dovranno essere chiari e discreti e collocati nei punti chiave e di passaggio in modo da risultare visibili a tutti gli ospiti. Una scaletta all’ingresso inoltre dovrà illustrare la conformazione generale della sala, le diverse uscite, i bagni e l’eventuale area ristoro. A fianco a questo e al banco della reception dovrà essere presente anche la locandina e le brochure del programma dell’evento, con relativi orari, nomi degli oratori e un abstract dei diversi interventi.

Luca Nardi
writer freelance di economia e finanza personale