Conservazione Sostitutiva 2.0: conserviamo i record invece dei documenti. Ecco i vantaggi

 Conservazione Sostitutiva 2.0: conserviamo i record invece dei documenti. Ecco i vantaggi

Cos’è la Conservazione Sostitutiva 2.0? Non mi sono inventato una nuova moda, ma è semplicemente le versione aggiornata della dematerializzazione. Anzi forse non si tratta neanche di 2.0 perché probabilmente i concetti che vi spiegherò di seguito non sono certamente recenti e qualcuno di voi già li conosce, ma quello che è certo è che ad oggi poche aziende conservano i record e pochi sistemi di conservazione rispecchiano quelle che sono le regole del Records Management.

Ma cos’è il Records Management? Come sempre Wikipedia ci aiuta: http://en.wikipedia.org/wiki/Records_management.

In poche parole e se qualcuno di voi si “stanca” di leggersi il link, vi dico che il Records Management è :

  • rappresentazione di un fatto (informazione) con caratteristiche probatorie e quindi opponibile a terzi;
  • processi, metodologie e regole per la gestione dei record attraverso un sistema documentale, quali ad esempio (Registrazione, Classificazione, Fascicolazione, Archiviazione, Conservazione, etc…);
  • informazioni strutturate secondo precisi standard o regole;
  • classificazione dei record in base ai tipi, ai metadati e alla loro strutturazione nonché legami con altri sistemi o altri record;
  • modelli archivistici e ciclo di vita dei documenti e dei record gestito secondo processi di auditing;
  • molteplici relazioni tra record secondo precise metodologie;
  • sistema documentario e sistema di conservazione dei record.

In poche righe credo di essere riuscito – anche se è stata davvero dura e sono sicuro che qualcuno di voi mi dirà che ho dimenticato qualcosa – a spiegare i concetti base del Records Management.

Cosa c’entra tutto questo con la conservazione sostitutiva?

Domanda banale, perché il Records Management è (e dovrebbe esserlo) la base dei processi di dematerializzazione, per il semplice motivo che permette di identificare, garantire e gestire nel modo più corretto possibile i documenti informatici nel tempo, attraverso modelli, requisiti e standard che garantiscono la tanto cercata valenza probatoria nonché la certezza e l’efficacia della conservazione. E per documenti informatici o elettronici, intendo quelli cari al nostro Codice dell’Amministrazione Digitale (82/2005 e successive modifiche).

Ci sono diversi standard che sono stati riconosciuti nel tempo ideali per applicare le logiche del Records Management, ma quello che più mi piace e quello che ritengo più robusto è certamente l’ISO 15489. Per chi volesse leggere un bel po’ di documentazione su questo formidabile standard, può cliccare questo link.

Anche in questo caso cercherò di essere il più sintetico e il più preciso possibile. Dunque l’ISO 15489 contiene tutte le necessarie linee guida per realizzare un sistema di conservazione di record e documenti, ed è indipendente dal tipo di tecnologia scelta e dalla normativa, quindi assolutamente interoperabile. Permette inoltre di definire policy, procedure, strumenti e regole pratiche per conservare documenti ed informazioni e specifica in modo dettagliato i ruoli e le responsabilità degli utenti e degli stakeholders che fanno parte del sistema di records e del processo.

A questo punto se pensiamo ad un sistema di conservazione capace di rispondere alla ISO 15489 e allo standard OAIS (che vi ricordo è lo standard richiesto dalle nuove regole tecniche), allora abbiamo un binomio di metodologie sicure ed efficaci per la conservazione sostitutiva e la fatturazione elettronica.

Perché è così importante un sistema di Records Management? Perché offre ai responsabili della conservazione sostitutiva: di avere dei modelli organizzativi relazionati alle informazioni che devono essere conservate e non solo ai singoli documenti (come ad esempio un PDF); di essere conformi alle leggi, ai regolamenti e agli standard richiesti; di garantire la conservazione dei documenti nel tempo, indipendentemente dall’evoluzione tecnologica e normativa; di avere nello stesso tempo efficienza ed efficacia nei processi di dematerializzazione e in ultimo, ma non meno importante, di avere un legame univoco ed indissolubile tra record (o documento) e i rispettivi metadati.

Arrivati a questo punto, sebbene dovrei descrivere tutte le fasi richieste e definite dall’ISO 15489, vorrei invece andare un po’ più sul pratico e con riferimento alla nostra normativa tecnica.

Dunque la domanda che dovrebbe esservi sorta spontaneamente è: ok, ci piacciono i record, ma ci puoi fare un esempio pratico di come si conserva un record? E io vi rispondo subito. Immaginiamo di dover conservare più record di una tabella di un comune DB (le singole righe per intenderci) e in queste righe ci sono n informazioni diverse che dobbiamo conservare a norma. Ebbene, ovviamente non dobbiamo pensare di produrre un PDF che contenga quelle righe e neanche un TXT che contenga l’insieme delle tabelle o peggio ancora firmare digitalmente e marcare temporalmente l’intera tabella o l’intero DB (mio Dio non fatelo!!), ma possiamo ad esempio seguire questi semplici passi (che sintetizzo e che sono solo un esempio di un processo ma voi potreste inventarne dei nuovi):

  • generare così come richiesto dalle nuove regole tecniche un pacchetto di versamento delle righe, gestendo la codifica delle singole righe della tabella e calcolando l’hash 256 della codifica per ciascuna riga;
  • generare il pacchetto di archiviazione secondo lo standard e secondo l’UNI SINCRO 11386:2010 che contenga al suo interno l’insieme delle righe codificate con le relative impronte (hash) e con i relativi metadati obbligatori. Ovviamente in più in questo pacchetto ci saranno tutte le logiche dell’ISO 15489 e altre informazioni strutturate proprie dei record;
  • generare il pacchetto di distribuzione che permetta di risalire alle informazioni sempre e comunque utilizzando la decodifica del pacchetto di versamento.

Sono stato davvero sintetico e ho volutamente saltato qualche pezzo di processo perché altrimenti più che un articolo verrebbe fuori una relazione, ma il concetto che vorrei far passare è il seguente: sebbene tutti siano capaci di conservare un PDF o un insieme di PDF, ben altra cosa è conservare un Record e quindi un’informazione che non vive in un documento ma vive per quello che rappresenta, potremmo dire per se stessa. E quindi non possiamo pensare di conservare queste ultime attraverso le classiche metodologie di conservazione dei documenti, ma dobbiamo per forza di cose applicare le metodologie del Records Management.

Spero di avervi dato spunti per fare diverse riflessioni su argomenti così sensibili e difficili da gestire.

Ing. Nicola Savino

CEO Seen Solution Srl

www.nicolasavino.com

Nicola Savino

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