Tra le diverse novità introdotte dalla Legge di Bilancio in materia di lavoro e previdenza, un importante cambiamento è rappresentato dalle disposizioni relative alla tracciabilità e alla deducibilità delle spese di trasferta, con implicazioni tanto per le imprese e i professionisti, quanto per i lavoratori.
Le nuove regole sulla deducibilità delle spese di trasferta
A partire dal 1° gennaio 2025, l’articolo 1, commi 81-86, della Legge 207/2024 prevede che la deducibilità fiscale delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto non di linea venga subordinata alla tracciabilità dei pagamenti. Stesso discorso vale per le spese di rappresentanza che interessano professionisti e datori di lavoro (rientrano tra queste anche gli omaggi ai clienti del valore unitario superiore a 50€). Una misura che mira a contrastare l’evasione fiscale e a migliorare le capacità organizzative dell’azienda, che può tenere traccia in modo più preciso delle uscite per viaggi aziendali e trasferte.
La novità dal DL 84/2025: nessun obbligo di tracciabilità per le spese all’estero
Il DL84 del 17/06/2025 corregge con effetto retroattivo dal 1° gennaio 2025 le modifiche della legge di Bilancio per quel che riguarda le spese sostenute all’estero. Per i lavoratori mandati in trasferta all’estero è prevista, quindi, l’esenzione dei rimborsi per le spese sostenute con ogni mezzo di pagamento, per loro decade l’obbligo di tracciabilità.
Le spese interessate dalla correzione intervenuta sono quelle sostenute all’estero, non quelle effettuate in Italia e connesse alla trasferta. Facciamo un esempio: se il dipendente utilizza il taxi in Italia per recarsi in aeroporto e partire per la trasferta all’estero il pagamento del taxi dovrà avvenire con metodo tracciato per poter essere esente, mentre tutte le spese sostenute nel Paese di destinazione saranno esenti in qualsiasi modo vengano pagate.
Ma attenzione: per l’effetto retroattivo della legge, le aziende dovranno adeguare il trattamento facendo recuperare al dipendente eventuali tasse trattenute.
Cosa cambia per le imprese e i dipendenti
Da una parte, dunque, solo i datori di lavoro che pagano le spese di trasferta per dipendenti e collaboratori con strumenti elettronici e tracciabili potranno godere della deducibilità delle spese, secondo i limiti già stabiliti dal TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi).
Dall’altra, solo i dipendenti che anticipano le spese di trasferta con gli stessi strumenti riceveranno rimborso dal datore di lavoro a piè di lista. Se invece non dovessero usare metodi di pagamento tracciabili, per le spese svolte in Italia, avranno diritto ai rimborsi forfettari stabiliti dal CCNL che andranno assoggettati a contribuzione e tassazione.
I nuovi obblighi, da una parte, rendono più flessibili le procedure anche quando, come spesso succede in Paesi esteri, è più difficile trovare soluzioni di pagamento elettroniche a portata di mano, dall’altra complicano la gestione dei rimborsi e delle esenzioni per le spese di trasferta. Doppio metodo per collezionare e rimborsare i dipendenti a seconda del Paese in cui si svolge la trasferta, e adeguamento delle trattenute per le spese di trasferta all’estero già avvenute nel corso del 2025 metteranno alla prova i comparti HR delle aziende.
Ma è importante adeguarsi, e farlo al più presto, per non arrivare al conguagli di fine anno impreparati.
Speriamo di arrivare, un passo alla volta, ad una gestione trasparente, ben organizzata e univoca delle spese di trasferta in azienda.
Consulenti del lavoro, co-fondatori dello Studio Guglielmi & Partners
