Delegare in pratica!

 Delegare in pratica!

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[dropcap]M[/dropcap]olti piani sono buoni, davvero molto buoni, a volte però si bloccano. Per evitare che le interruzioni diventino degli stop definitivi devi fare alcune cose che faranno di te un PROFIT MAKER formidabile, un creatore di profitti per te e per la tua impresa.

Ci sono alcune difficoltà che incontrerai, e incontrerai di sicuro, lungo la strada verso i risultati e i profitti.

La prima si chiama Federico, Roberta, Giovanni o chiunque altra persona alla quale hai delegato una parte del risultato che devi ottenere.

DELEGA, tradotto in Imprenditorese1, significa “ottenere le cose fatte come vorresti (o meglio) attraverso un’altra persona”.

Sembra facile ma in realtà è una vera arte che devi padroneggiare se vuoi ottenere il profitto che ti sei prefisso.

In primo luogo se sei una persona che è abituata a dire “fai questo, fai quello”, “non pensare e fai quel che ti dico”, devi sapere che questo non è delega ma “dare ordini”.

Dare ordini va bene in pochi casi. Tra questi ci sono circostanze eccezionali come incendi, emergenze mediche, crolli di edifici, terremoti, tsunami meteoriti e altre catastrofi naturali.

Per tutto il resto meglio delegare.

Più in dettaglio “Dare ordini” funziona , ma solo in certe circostanze che sono:

  • la cosa da fare è urgente;
  • la cosa da fare è semplice;
  • la cosa da fare non si ripete nel tempo;
  • la cosa da fare non implica la volontà e un lavoro complesso di altre persone.

Intendiamoci:

  • va bene ordinare, di fronte a una emergenza (rimuovere questo oggetto, c’è un ferito!);
  • va bene ordinare di fronte a un controllo fiscale (portami quel fascicolo!);

difficilmente però potrai ordinare a qualcuno di migliorare la vendita media di 5€ o la produttività del lavoro del 5% semplicemente dando un’ordine!

Dovrai convincere, aiutare, controllare. Questa è delega.

Per delegare efficacemente bisogna passare attraverso delle zone obbligate.

Immagina di voler ridurre il costo di acquisto dei prodotti del 2%. Chi si occupa degli acquisti si chiama Carlo. Una conversazione poco efficace potrebbe essere:

Imprenditore: «Carlo, ho fatto i conti ieri e ho capito che è importante per la nostra azienda ridurre il costo d’acquisto dei prodotti del 2%!!».

Carlo: «Ma se sto lottando per evitare che mi ALZINO i prezzi, come fai a dirmi una cosa del genere? È impossibile!».

Imprenditore: «Senti Carlo, impossibile non esiste. Bisogna farlo, è importante, e mi aspetto che si ottenga nei prossimi 30 giorni».

Carlo: «Sarà difficile, non so cosa succederà ma farò del mio meglio!».

Dopo 30 giorni i due si rincontrano.

Imprenditore: «Allora Carlo come è andata? Hai ridotto i costi?».

Carlo: «Capo, mi dispiace ma, come ti avevo detto è impossibile avere riduzioni in questo periodo. Però sono riuscito a evitare che ci facciano aumenti per i prossimi 60 giorni. Mica male vero!?».

PROGETTO BLOCCATO. DELEGA FALLITA. PROFITTO MANCATO.

A questo punto o ti arrabbi con Carlo, o ti deprimi o fai il lavoro al posto suo. In ogni caso non hai fatto una azione di  successo.

Immagina invece un altro tipo di conversazione:

Imprenditore: «Carlo, ieri ho fatto un progetto che deve risollevare le sorti dell’azienda, vorrei mostrartelo». L’imprenditore mostra l’intero progetto, di quali fasi si compone i protagonisti, le sfide.

Carlo, dopo una mezz’ora di conversazione: «È davvero sfidante, mi sembra che ci sia qualche parte che dovrei fare io!».

Imprenditore: «Sì Carlo, nel piano il tuo contributo è prezioso e indispensabile. Si tratta di mettere insieme un piano e le azioni che ci portino a ridurre i costi di acquisto dei prodotti del 2%».

Carlo: «Al momento lo trovo impossibile. Sto battagliando per tenere i prezzi fermi!».

Imprenditore: «Ti capisco benissimo e sono convinto che tu stia facendo un ottimo lavoro Carlo. Tuttavia credo che sia possibile spuntare qualche cosa da ciascuno dei nostri fornitori . Tu come faresti?».

Carlo: «Mah, non so. Credo che li chiamerei e gli chiederei uno sconto!».

Imprenditore: «Potrebbe funzionare. Tra i nostri clienti conosci qualcuno che lotta duramente per farsi ridurre i prezzi?».

Carlo: «Ah, mi viene in mente subito. C’è il ragioniere della Light Srl che dà filo da torcere… alla fine spunta sempre qualcosa!».

Imprenditore: «Grande Carlo, cosa fa esattamente questo ragioniere quando fa un acquisto?».

Carlo descrive una trattativa e le azioni efficaci del ragioniere di Light srl.

Imprenditore: «Credi di poter fare come lui?».

Carlo: «Beh, se ci riesce lui…!».

Imprenditore: «Va bene, quali aziende conti di chiamare oggi?».

Carlo: «Tre aziende! Devo iniziare subito?».

Imprenditore: «Sì Carlo, subito. Vediamoci subito dopo le prime tre telefonate e vediamo subito come è andata!».

Nella seconda conversazione vengono messe in pratica le leggi fondamentali della delega. Nella prima quelle degli ordini.

La Delega è indispensabile quando:

  • sono necessarie la volontà e la motivazione dell’altra persona;
  • non c’è un metodo standard, è necessaria la contribuzione dell’altra persona al raggiungimento del risultato.

Praticamente il 99 % del lavoro moderno!!!

Da cui la prima Legge della Delega:

SE NON DELEGHI IL LAVORO LO FAI TU.

E il suo primo corollario:

O DELEGHI O MUORI.

Sì, muori. Se non deleghi efficacemente, il lavoro o non viene fatto, o viene fatto male, o lo devi fare tu. In ogni caso la tua azienda o te stesso siete schiacciati da pesi insostenibili e alla lunga… si muore.

Per delegare efficacemente fai uno sforzo mentale e immagina il risultato in tutte le sue sfaccettature.

Nell’esempio che abbiamo appena fatto, se sei uno abituato a dare ordini, probabilmente come risultato avrai immaginato Carlo che viene a fine giornata e ti mostra un foglio che dimostra il 2% di sconto acquisito.

Immaginare questo risultato manca di tante sfaccettature e ci porta a dare ordini perché nasconde la persona che deve fare le cose.

Prova a immaginare invece Carlo che ha un modello di riferimento per le telefonate, che combatte al telefono e incontra i fornitori più importanti di persona, che studia negoziazione e persuasione per ottenere di più, che impara dalle sconfitte, che ti riporta con aneddoti e storie le conversazioni di ogni giorno, che di fronte alle difficoltà immagina e propone le soluzioni, che, insomma, fa il lavoro proprio come lo avresti fatto tu, o meglio!

Questa situazione che hai appena immaginato la chiamiamo SITUAZIONE OTTIMA.

La Situazione Ottima porta, inevitabilmente, a un RISULTATO OTTIMO.

Risultato Ottimo è il punto di partenza di ogni Delega efficace.

Il raggiungimento del risultato di profitto totale, quello che si ottiene attraverso tutti gli strumenti, vendite, acquisti, vendita media ecc. lo chiamiamo RISULTATO COMPLETO.

Anche il Risultato Completo ha bisogno di una Situazione.

La situazione che porterà al Risultato Completo è quella in cui nell’esempio in corso Carlo realizza la sua Situazione Ottima , e così il Responsabile Vendite con i suoi venditori, l’addetto alla Amministrazione e tutti i vari Responsabili.

Questa situazione la chiamiamo SITUAZIONE COMPLETA.

In sintesi, ecco come devi agire per una delega efficace:

1. Convoca la persona.

2. Fagli vedere la SITUAZIONE COMPLETA e il RISULTATO COMPLETO come tu li hai immaginati.

3. CONVINCI2 il Delegato sulla necessità che si realizzi.

4. Identifica la parte che lo riguarda e mettiti d’accordo con lui sulla SITUAZIONE OTTIMA che lo riguarda.

5. Mettiti d’accordo e CONVINCI il Delegato sulle cose da fare e sui numeri e statistiche da usare per valutare il raggiungimento del suo RISULTATO OTTIMO.
Ricorda: quello che non misuri non lo ottieni.

6. Verifica con il delegato ciò di cui potrebbe aver bisogno per raggiungere il RISULTATO OTTIMO, fai in modo che lo abbia (supporto, formazione, attrezzature in genere).

7. Dividi il controllo del RISULTATO OTTIMO per periodi brevi (giorno, settimana, mese).

8. Metti in azione il Delegato e mettiti in azione per quella parte che, eventualmente , ti riguarda.

9. Verifica i risultati dell’azione, fai le opportune verifiche e correzioni e riparti dal punto 1.

Ciclo delle Delega e del Risultato
Attenzione, non saltare nessuno dei punti dell’area IDEE, CONVINCIMENTO, ACCORDI quando stai facendo il colloquio con il delegato.

Se necessario, tieni questo schema vicino a te durante il colloquio, fai prove stile Role Playing3 con qualche persona di tua fiducia, fino a che sarai tranquillo e convincente.

E comunque inizia. Se sbaglierai, non sarà grave.

Riprendi il colloquio secondo lo schema e riparti.

Ricorda: tu e tu solo puoi portare a casa il profitto e questo passa attraverso l’esecuzione del piano.

Se un membro della tua squadra è in difficoltà, lo puoi aiutare. Se ti arrendi tu, chi prenderà in mano il progetto? Nessuno.

Meglio agire.[wpanchor id=”1″]

[1] Imprenditorese, la lingua dell’imprenditore semplice, comprensibile e legata alla realtà e ai risultati.[wpanchor id=”2″]

[2] Qui voglio usare convincere nel senso di CON-VINCERE cioè VINCERE INSIEME. Infatti il Delegato sarà disposto a accettare la realizzazione di un piano se ci vede un vantaggio o un miglioramento personale di qualche tipo. In questo senso CONVINCERE qualcuno è trovare un accordo con reciproci vantaggi. Non è difficile pensare, per esempio che la situazione ottima di Giovanni sia per lui un vantaggio se Giovanni ambisce a essere più indipendente e/o autonomo e/o capace e/o desideri formazione e conoscenza nuovi. A questo punto sarà facile CONVINCERE Giovanni usando questi argomenti.[wpanchor id=”3″]

[3] Da http://www.irre.toscana.it/obbligo_formativo/lepri/tecniche/role_playing.pdf

Il role-playing, come tutte le tecniche di simulazione cerca di riprodurre in aula, quindi in una situazione protetta e di laboratorio, problemi e accadimenti simili a quelli della vita reale. Sinteticamente, consiste nel richiedere ad alcuni allievi di svolgere, per un tempo limitato, il ruolo di “attori”, di rappresentare  cioè alcuni ruoli, in interazione tra loro, mentre altri partecipanti della classe fungono da “osservatori” dei contenuti e dei processi che la rappresentazione manifesta.

Fabrizio Cocco


Coaching di Impresa
Senior Consultant
www.fasterre.it
fabrizio.c@fasterre.it

Fabrizio Cocco

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