Document imaging nel 2020: ecco i trend che plasmeranno il mercato

 Document imaging nel 2020: ecco i trend che plasmeranno il mercato

La trasformazione digitale ha molteplici obiettivi – migliorare gli esiti di business grazie a una maggiore produttività, garantire conformità e sicurezza e assicurare una customer experience più soddisfacente sono tutti elementi del mix. A mano a mano che i clienti procedono nelle loro strategie di trasformazione, hanno bisogno di supporto in termini di soluzioni per digitalizzare i dati e, poiché le aziende conserveranno i propri asset il più a lungo possibile, l’integrazione con le soluzioni tecnologiche esistenti è un must. Come sempre, sarà la domanda dei clienti a dare forma al mercato futuro ed ecco alcuni trend che a nostro avviso svolgeranno un ruolo importante:

La qualità dell’immagine è sempre una priorità

Le nuove tecnologie, come l’automazione dei processi, dipendono dalla loro capacità di comprendere i dati che utilizzano, è quindi fondamentale che siano corretti. Questo significa che la qualità dell’immagine è fondamentale quando si catturano i dati dai documenti cartacei, e le soluzioni vincenti sono quelle che offrono la possibilità di ripulire l’immagine in fase di acquisizione per ridurre le probabilità di errore.

Nel 2020 – e oltre – ottenere immagini di ottima qualità continuerà a essere l’elemento cruciale di qualsiasi soluzione di scanning. Ma non si tratta solo di ottimizzare l’hardware; deve integrarsi perfettamente con il software. Il prossimo anno vedremo quindi un miglioramento reso possibile da machine learning e intelligenza artificiale. Un’acquisizione accurata delle immagini dipende da un software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) che, nonostante sia sofisticato, non è esente da errori soprattutto quando un documento è stato maneggiato, piegato o anche bagnato o macchiato. A mano a mano che intelligenza artificiale e machine learning prendono piede, l’OCR diverrà una soluzione sempre più interessante ed efficiente. I dispositivi saranno in grado di apprendere dai propri errori, catturando, leggendo e inserendo dati in diversi formati in modo sempre più accurato e affidabile.

Maggiore focalizzazione sulla customer experience

La facilità e velocità con cui si riesce a fornire feedback fa sì che i consumatori diano sempre più importanza alla customer experience che ricevono dai fornitori, con la possibilità di sostituirli in caso di insoddisfazione. Questo significa che le aziende, soprattutto quelle che operano nel ramo dei servizi, debbano assicurarsi che l’esperienza offerta sia sempre al massimo.

Che si tratti di un hotel, una location di vario tipo o uno sportello, l’interazione con un banco di accettazione è cruciale per la soddisfazione del cliente. In questo contesto, l’acquisizione di un documento di identità per volta rende il processo lungo e noioso, causando irritazione nel cliente per l’attesa. Oltre a impattare negativamente sulla customer experience, dà luogo a tediose operazioni manuali per il personale. Ciò che serve è una soluzione compatta e veloce per la digitalizzazione accurata dei documenti che consenta al personale di restare in postazione senza perdere di vista passaporti e documenti importanti. Un alimentatore di documenti automatico con la capacità di separare le pagine ed eliminare gli errori rende questo compito ancora più semplice, agevolando un’esperienza senza intoppi.

L’integrazione con le soluzioni esistenti

Oggi le evoluzioni tecnologiche avvengono così rapidamente che molti CIO non sono in grado di definire dove sarà il loro business nei prossimi 6-12 mesi e sono sotto pressione perché devono soddisfare le richieste della propria organizzazione, tra cui quelle legate alle soluzioni per l’acquisizione e la gestione delle immagini. Ma con così tanti prodotti a disposizione, servono dispositivi che si integrino e adattino con le infrastrutture IT esistenti e, per farlo, la flessibilità è fondamentale. Nel 2020, il mercato del document imaging verrà chiamato a offrire servizi integrati in linea con le esigenze dei clienti e noi stiamo già rispondendo a queste richieste.

Sicurezza sempre

A mano a mano che un maggior numero di aziende passa ad un’organizzazione che dia priorità al digitale e le policy legate alle scrivanie libere da scartoffie si diffondono, le aziende sono alla ricerca di modi per acquisire i dati su carta e qui entrano in gioco le soluzioni di acquisizione di qualità. Ma questo processo deve essere sicuro, evitando scansioni non autorizzate e, se collegate alla rete corporate in modalità on premise, cloud o ibrida, dovrà anche essere protetto da eventuali attacchi cyber.

La sicurezza dei dati e la compliance sono particolarmente importanti oggi che il GDPR è in vigore da 18 mesi. È quindi fondamentale assicurarsi che solo gli utenti autorizzati possano scansionare i documenti giusti come parte dei loro diritti di accesso – soluzioni con i corretti percorsi di audit saranno quindi cruciali perché in grado di tenere traccia di chi ha scansionato quale documento e dove ha salvato i dati digitali.

Nel 2020 i clienti guarderanno ai propri fornitori di soluzioni tecnologiche per aiutarli a ottenere sicurezza, integrazione e customer experience, e i fornitori di soluzioni di document management in grado di soddisfare queste esigenze e di offrire la massima qualità delle immagini saranno quelli che avranno successo.

Massimiliano Grippaldi

Regional Sales Manager di PFU Italia

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