Una redazione di oltre 50 collaboratori, esperti delle tematiche che stanno a cuore alle imprese

Fatturazione elettronica: non un obbligo, ma un vantaggio per le PMI

A partire dal 1° gennaio 2019, sarà esteso l’obbligo della fatturazione elettronica per tutti i soggetti IVA (B2B) e per i consumatori finali (B2C).

Si concluderà, così, il cammino verso l’adozione del sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.

Il cammino verso la fattura elettronica

Tale cammino è iniziato nel giugno 2014 quando la fattura elettronica è diventata obbligatoria per tutti i titolari di partita IVA che intrattengono rapporti commerciali con la PA.

Il secondo step è avvenuto il 1° gennaio 2017 quando, grazie al D.Lgs. 127/2015, la fatturazione elettronica è diventata facoltativa per le transazioni tra privati.

Nel primo anno di applicazione della fatturazione elettronica, secondo l’Agenzia delle Entrate, sono state gestite

  • 30,2 milioni di fatture PA (obbligatorie)
  • 111 mila fatture B2B (facoltative)

L’anteprima della rivoluzione della fatturazione elettronica erga omnes si avrà già dal 1° luglio di quest’anno quando l’obbligo della fattura digitale scatterà per le cessioni di benzina o gasolio per motori e per le prestazioni dei subappaltatori nel quadro di un contratto di appalti pubblici.

A gennaio 2019, come detto prima, tutti i soggetti in possesso di partita IVA (fatte salve alcune eccezioni), per farsi pagare dai clienti e per pagare i fornitori, dovranno per forza emettere e ricevere una fattura elettronica. 

Che cos’è la fattura elettronica

Scopriamo, dunque, cos’è e come funziona questa grande novità pronta a rivoluzionare il pianeta Fisco (le fatture gestite PA e B2B gestite in un anno sono mediamente 1,3 miliardi).

La Fattura Elettronica è un documento che nasce, viene trasmesso e conservato, sia dall’emittente sia dal ricevente, solo ed esclusivamente in versione digitale. Per essere una vera Fattura Elettronica, occorre che il documento sia generato in un formato specifico denominato “XML”, in base a precise regole di compilazione (il cosiddetto “tracciato”).

Il Sistema di Interscambio (detto SDI) è lo strumento informatico che, per legge, è in grado di ricevere le fatture in formato XML, effettuare i controlli sui file ricevuti e inoltrare le fatture al soggetto ricevente: una sorta di hub postale in digitale. Infatti è lo stesso sistema che si occupa di smistare anche le ricevute di consegna.

Tutto è tracciato, monitorato e certo.

Ogni fattura in formato XML, attiva o passiva, va conservata digitalmente per un periodo di 10 anni. La normativa prevede, tra le altre cose, di provvedere alla redazione e manutenzione del Manuale della Conservazione e di nominare il Responsabile della Conservazione, il quale si occuperà anche di gestire le marche temporali sui supporti sui quali devono essere conservati i documenti per dieci anni.

Quali sono i vantaggi della fattura elettronica

La scelta di traghettare il sistema verso un’estensione pressoché totale della Fattura Elettronica, deriva principalmente dalla necessità di rafforzare la lotta all’evasione fiscale mediante strumenti in grado di garantire una reale tracciabilità dei dati.

L’obiettivo dell’adozione della fattura elettronica, però, non è solo quello di ridurre l’evasione fiscale. Il nuovo strumento, infatti, va nella direzione della tanto auspicata semplificazione fiscale con la conseguente riduzione del numero degli adempimenti fiscali.

Nonostante le diffidenze, la Fattura Elettronica garantisce diversi vantaggi anche a chi la utilizza, tra cui:

abbattimento dei costi (le organizzazioni che producono/ricevono più di 3.000 fatture/anno avranno un risparmio tra 7,5 e 11,5 euro a fattura)

risparmio di tempo

certezza della consegna

Cosa si rischia se non ci si adegua alla nuova normativa

In caso di emissione di fattura con modalità diverse dal formato elettronico, questa verrà considerata non emessa e verrà applicata la sanzione prevista in caso di violazione degli obblighi relativi alla documentazione, registrazione ed individuazione delle operazioni soggette ad IVA. La mancata conservazione, invece, non permette l’esibizione nel giusto formato (elettronico) ed è pertanto sanzionabile come la mancata esibizione dei libri, delle scritture contabili e dei documenti fiscali.

Fatturazione elettronica all-inclusive

Se, dunque, l’adozione del nuovo sistema digitale di fatturazione non è derogabile e porterà anche indubitabili vantaggi, alle aziende converrà fornirsi di una soluzione informatica in grado di gestire tutti i passaggi relativi alla Fatturazione Elettronica (apposizione firma digitale, trasmissione allo SDI, conservazione dei documenti, ecc). Una soluzione integrata, infatti, garantisce maggiore semplicità di utilizzo, facilità di dialogo tra strumenti elettronici, rapidità, precisione e risparmio di tempo e risorse.

Passepartout mette a disposizione dei propri clienti un sistema di fatturazione elettronica perfettamente integrato ai propri gestionali in quanto creato e sviluppato nativamente all’interno dei prodotti. Il cliente si limita così esclusivamente alla compilazione della fattura, mentre tutto il processo di gestione, dall’applicazione della firma digitale, all’emissione, alla trasmissione al SDI fino alla conservazione, è gestito da Passepartout. Il processo di generazione è pienamente integrato nel normale ciclo attivo del programma senza inefficienze, post-elaborazioni o interventi manuali. Oltre ai campi obbligatori previsti dal tracciato XML, la Fattura Elettronica integrata al software gestionale Passepartout può gestire righe descrittive nel corpo del documento, allegati, CIG e CUP, lotti, dati pagamento. I programmi Passepartout gestiscono inoltre il ciclo passivo della fatturazione elettronica B2B con la relativa annotazione in magazzino e contabilità.

La soluzione garantisce all’utilizzatore notevoli vantaggi sia nella gestione del ciclo attivo, sia nella gestione del ciclo passivo.

Per quanto riguarda l’emissione e conservazione della fattura elettronica, Passepartout:

  • emette la fattura per conto del cliente come terzo emittente
  • si occupa direttamente della firma digitale per cui il cliente non deve dotarsi di alcun token usb o lettore per firma digitale
  • trasmette la fattura al Sistema di Interscambio (SDI) e gestisce la ricezione delle varie notifiche si fa carico della conservazione digitale certificata per 10 anni
  • permette di controllare lo stato di avanzamento direttamente all’interno del software gestionale gestisce lo Split Payment (Finanziaria 2015)

Il sistema si occupa inoltre di:

  • ricevere le fatture passive dai fornitori direttamente dal canale del SDI all’interno del gestionale
  • avere sempre la situazione delle fatture sotto controllo grazie ad un apposito cruscotto interno al gestionale conservare il documento digitale per 10 anni

È disponibile anche l’import automatico delle fatture fornitore sia in magazzino, con il relativo carico degli articoli, sia in contabilità, con la relativa registrazione di prima nota.

Passepartout è certificata ISO/IEC 27001:2013 per l’erogazione di servizi di gestione delle fatture elettroniche, servizi di conservazione di documenti informatici e servizi di assistenza correlati.

Esiste inoltre un progetto rivolto alle piccolissime aziende che permettere di usufruire del servizio di fatturazione elettronica all-inclusive anche a realtà non strutturate e che non necessitano quindi di un gestionale aziendale. Si tratta di una piattaforma facile ed intuitiva per l’utilizzo della quale è sufficiente essere cliente di un commercialista che utilizza il software gestionale Passepartout e disporre delle credenziali per accedere al servizio che consente di emettere, firmare ed inviare fatture elettroniche. Passcom Fattura Self è interfacciato alla soluzione Passepartout dedicata ai commercialisti cosicché il professionista può gestire in maniera facile e precisa la fatturazione elettronica anche per micro-clienti con esigenze e competenze gestionali ridotte.

Redazione

Redazione

Partecipa alla discussione

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.