Quante volte hai perso tempo dietro a errori di formato o scarti SDI?
La fatturazione elettronica è oramai obbligatoria per quasi tutte le imprese e i professionisti italiani, grazie alla quale, ogni anno, vengono scambiate milioni di fatture attraverso lo SDI (Sistema di Interscambio). Un flusso continuo, quotidiano, che richiede precisione, velocità e conformità normativa. Eppure, in molti continuano ancora a gestirle con strumenti inadeguati o soluzioni manuali, esponendosi ad errori evitabili, perdite di tempo e possibili rischi sanzionatori.
Per semplificare davvero il processo e ridurre il margine di errore, la scelta del software al quale affidarsi diventa di cruciale importanza; il software per la fatturazione elettronica Kubik è indubbiamente la soluzione migliore a disposizione del mercato e può fare davvero la differenza tra una gestione caotica e un’amministrazione efficiente e automatizzata.
Cos’è la fatturazione elettronica (in parole semplici)
La fatturazione elettronica non è un semplice PDF: si tratta di un file generato in formato XML strutturato secondo regole ben precise, definite dall’Agenzia delle Entrate. Questo file deve essere inviato allo SDI, che si occupa di recapitarlo al destinatario e controllarne la correttezza formale. Una volta accettato, il documento deve essere conservato digitalmente per 10 anni, secondo standard specifici.
Non rispettare uno di questi passaggi significa esporsi a scarti da parte dello SDI, a problemi fiscali e a un dispendio inutile di tempo per rimediare agli errori.
I limiti delle soluzioni fai-da-te
Molti professionisti utilizzano ancora metodi artigianali per gestire le fatture elettroniche, come:
- creare manualmente file XML con editor di testo o tool online;
- utilizzare il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate;
- compilare fogli di calcolo Excel e poi convertirli.
Queste soluzioni, oltre a richiedere competenze tecniche, espongono a:
- errori di sintassi o formattazione, che portano allo scarto della fattura da parte dello SDI;
- duplicazioni o dati incoerenti tra più sistemi;
- mancanza di tracciabilità, con conseguente disordine in archivi e gestione documentale;
- assenza di automazioni, costringendo l’utente a compiere ogni passaggio manualmente.
I vantaggi nell’usare un software dedicato alla fatturazione elettronica
Un gestionale moderno risolve alla radice le criticità del fai-da-te. Ecco perché oggi è considerato uno strumento indispensabile.
Conformità normativa garantita
Un software aggiornato integra automaticamente tutte le novità legislative. Le modifiche al tracciato XML o alle regole SDI vengono recepite senza che l’utente debba fare nulla. Questo garantisce la validità fiscale delle fatture e riduce il rischio di errori sanzionabili.
Zero errori di tracciato
Grazie a maschere guidate per la compilazione e a controlli in tempo reale, è praticamente impossibile inviare una fattura con errori formali; il sistema segnala eventuali anomalie prima dell’invio, evitando scarti e rallentamenti nel ciclo di fatturazione.
Automazione dei flussi
Dall’invio alla ricezione, fino alla registrazione contabile automatica, tutto avviene in pochissimi clic. I documenti possono essere integrati con il gestionale contabile e con il magazzino, offrendo una visione completa e sempre aggiornata delle attività. Inoltre, molti software permettono l’archiviazione a norma con conservazione sostitutiva automatica.
Come scegliere il software di fatturazione elettronica giusto
Ogni impresa ha esigenze specifiche. Prima di adottare una soluzione, è utile seguire alcuni passaggi fondamentali.
Identifica le funzionalità essenziali del software
Non tutti i software offrono le stesse caratteristiche, ecco perché è utile porsi alcune domande iniziali.
- E’ compatibile con il mio gestionale contabile?
- Posso inviare e ricevere automaticamente le fatture dallo SDI?
- È previsto un sistema di notifiche per scarti o errori?
- Permette l’archiviazione digitale a norma?
Verifica supporto e aggiornamenti
Un buon software deve avere un’assistenza in italiano veloce e disponibile. Inoltre, è fondamentale che gli aggiornamenti normativi siano automatici e tempestivi, senza dover sostenere costi aggiuntivi.
Valuta i costi totali
Attenzione non solo al prezzo della licenza, ma anche a:
- numero di fatture incluse mensilmente o annualmente;
- eventuali limiti su clienti o fornitori;
- costo per moduli aggiuntivi o per l’integrazione con altri sistemi.
Un software economico ma limitato potrebbe diventare presto un ostacolo.
Meno errori, più efficienza: perché conviene
Affidarsi ad un software dedicato per la gestione della fatturazione elettronica significa risparmiare tempo, evitare errori e aumentare la produttività. Tutto questo si traduce in:
- processi più snelli;
- maggiore sicurezza fiscale;
- controllo puntuale dei flussi di cassa;
- meno stress per chi gestisce l’amministrazione.
Per imprese e professionisti, oggi, è una scelta non solo utile, ma necessaria.
