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Il digitale in azienda: ora è il momento di partire. Caro imprenditore, non fare Harakiri

Il digitale può essere e deve essere sicuramente una scelta vincente per qualsiasi azienda italiana, sia essa piccola, media o grande. Oramai è sulla bocca di tutti la parola digitale, ma non basta solo dire digitale per trasformare la nostra azienda in un sistema di produzione migliore, innovativo e remunerativo. Digitale significa tante cose e racchiude non solo tante definizioni, ma anche tante tematiche. Bisogna capire da dove partite e passo per passo, processo per processo introdurre soluzioni digitali nel lavoro di tutti i giorni.

Records_and_Document_management

Dunque, dicevamo da dove partite. Io direi, e non solamente perché siamo in tema di  sostitutiva e , di patire dalla  dei processi. Processi? Sì, ho detto bene, intendo proprio dei processi, perché  solo i documenti è, scusate, una banalità. Vi spiego meglio: vedete la foto all’interno di questo articolo? È una bella visione di cassetti e raccoglitori per chissà quanti fogli di carta e, se immaginiamo di buttarli via tutti, quei cassetti non servono più a niente. Ma a cosa servono quei cassetti? Domanda banale dirà qualcuno, ovviamente ad archiviare documenti e informazioni secondo, si spera, una precisa regola. Ma archiviare cosa significa? Un’altra domanda banale? Può essere, ma forse spendere qualche parolina non guasta. Dunque ecco alcuni definizioni delle parola “archiviare”:

  • raccolta di documenti;
  • raccolta di dati in formato elettronico;
  • complesso ordinato e sistematico di atti, scritture e documenti prodotti e/o acquisiti da un soggetto pubblico o privato;
  • registrare un documento e inserirlo in archivio;
  • raccolta sistematica di documenti di vario genere, emessi o ricevuti da un ente pubblico o privato, da una famiglia o da una persona, durante lo svolgimento della propria attività;
  • archivio corrente, costituito dai documenti relativi alle pratiche ancora in corso;
  • archivio di deposito, costituito dai documenti relativi alle pratiche esaurite, prima di essere destinati alla conservazione permanente;
  • archivio storico, costituito dai documenti relativi ad affari esauriti che, dopo un determinato periodo di tempo, sono stati destinati alla conservazione permanente e alla consultazione del pubblico.

E qui mi fermo, ma potrei continuare quasi all’infinito. Dunque, dalle definizioni di cui sopra, si può dedurre che, quale che sia la definizione, i punti cruciali sono due : il primo è che si tratta di un processo e il secondo è che si conservano sempre e comunque informazioni. Ora sappiamo tutti che un processo è un insieme di attività e metodologie ben definite, attraverso le quali viene svolta un’attività produttiva e quindi anche di business. Ecco, ora concentriamoci sulla parola produttiva. Ora legate la parola produttiva alla foto di questo articolo.Va da sè che se il processo della foto fa veramente schifo (e scusate la parola, ma è proprio così), anche la produttività farà altrettanto schifo. E perché mai un’azienda si permetterebbe di avere un processo schifoso (scusate due volte la parola, ma voglio essere molto diretto oggi)? Credo che nessuno, imprenditore o meno, avrebbe il coraggio di perdere del tempo e dei soldi a strutturare un processo che non sia produttivo. E invece? E invece non è così. Anzi. Per la serie: mi voglio far male da solo, le aziende di oggi, e credetemi se dico tantissime, non solo si permettono di avere processi non produttivi, ma addirittura ci spendono pure dei soldi! Che spettacolo, dirà qualcuno. E non è finita di certo qui.

Ora passiamo alle informazioni. Già abbiamo detto che il processo è una cosa che non si può vedere. Passiamo alle informazioni (e legatele sempre alla foto dell’articolo). Quanto sono importanti le informazioni per un’azienda! Se le gestiamo meglio, possiamo davvero migliorare da diversi punti di vista. E anche qui, perché mai un’azienda, e qui fa proprio HARAKIRI, si permetterebbe di non gestire bene le sue informazioni? E invece, decidono di suicidarsi in massa. E, cari imprenditore, non mi venite a dire che per colpa della crisi non potete fare investimenti, perché rendere i propri processi di  delle informazioni non richiede né milioni di euro, né molte migliaia di euro. Anzi, è forse una delle tante innovazione (se così la vogliamo chiamare) che un’azienda dovrebbe introdurre subito nei suoi processi decisionali. Non è una questione di soldi, ma casomai di Change and Reengineering Management, in quanto ha un impatto sul modo di lavorare delle persone e, come ben sapete, spesso il cambiamento fa paura, ma con un po’ di coraggio e con un po’ di formazione e corretta gestione della compliance, si può avere la completa dematerializzazione dei processi senza sudare le famose sette camicie.

Sono sicuro che, in questo momento, avrete anche capito perché parlo di dematerializzazione dei processi e non dei soli documenti… Lascio a voi le considerazioni dovute su questo argomento.

Insomma, che questo sia un articolo molto provocatorio è chiaro, ma non è solo per questo che l’ho voluto scrivere, ma anche perché oggi si parla tantissimo di fatturazione elettronica (e a giugno di quest’anno scatta l’obbligo di emissione in solo formato elettronico di fatture verso la PA) e di digitale in azienda. Sebbene qualche azienda e qualche lettore pensino che basti avere il proprio sistema AS/400, il proprio SAP o il proprio sistema di gestione (ERP,  ecc.), non è abbastanza. E per dimostrarvelo basta farvi le solite domande a cui lascio a voi le riposte:

  • Siete sicuri di controllare i costi in real time e grazie a un sistema di business intelligence?
  • Avete una piattaforma che vi gestisca i  se avete la fortuna di averne?
  • Avete compliance e regole precise per la gestione dei vostri documenti?
  • Avete un sistema formativo e informativo che rende i vostri processi decisionali quasi automatici?
  • Siete compliance con la 196/2003 e con al 231?
  • Avete un processo di dematerializzazione dei vostri documenti  , fiscali e non?

Come vedete ci sono tante ma tante cose da fare, bisogna avere grinta e coraggio, qualità che non mancano a noi imprenditori che siamo costretti a vivere in un Paese che ormai sappiamo tutti quanti com’è… e forse ci fa sentire giustamente degli eroi.

E allora, cari eroi, è il momento di partire, perché se non ora, quando?

Sarei curioso di ricevere i vostri commenti alla domanda di sopra, specificando i motivi per cui non si può partire subito.

P.S.: non vale però dare la colpa alla normativa, perché, sebbene la normativa abbia qualche lacuna, non è assolutamente paralizzante. Non credete?

Ing. Nicola Savino

CEO Seen Solution Srl

www.nicolasavino.com

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Nicola Savino

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