Il modello unificato per la videosorveglianza e le geolocalizzazione
Le imprese da circa un mese hanno la possibilità di ricorrere ad un modello predisposto dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali per inoltrare alla Direzione Territoriale del Lavoro l’istanza preventiva per l’autorizzazione agli impianti di videosorveglianza e geolocalizzazione in conformità sia con il nuovo articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori a seguito delle modifiche introdotte dal Jobs Act, sia con le norme in materia di privacy.
Il modello predisposto dal Ministero si presenta strutturato e circostanziato limitando il lavoro di compilazione da parte dell’impresa all’indicazione dei dati generali e delle scelte in concreto adottate.
Lo sforzo che si chiede all’azienda è poi quello di fornire tutta la documentazione necessaria, sia dal punto di vita legale che tecnico che giustifica quanto dichiarato nel modulo. Dichiarazioni, si fa presente, che vengono sottoscritte nel rispetto dell’art. 76 Dlgs 445/00 in materia di responsabilità penali per le dichiarazioni mendaci.
L’impresa si impegnerà, in primo luogo, a trattare i dati personali esclusivamente per soddisfare esigenze organizzative e produttive ovvero, per la sicurezza sul lavoro, nonché a non utilizzare i dispositivi di tracciamento al fine di monitorare il comportamento e gli spostamenti di autisti o altro personale.
In secondo luogo, sia per i dispositivi di videosorveglianza che di localizzazione tutto il personale dipendente nonché eventuali terzi (clienti, ecc.) dovranno essere adeguatamente informati, con apposite informative e segnaletica.
Se da un parte quindi il modello in questione semplifica molto le procedura da svolgere, dall’altro è fondamentale che azienda provveda a dare concreta attuazione a quanto ivi dichiarato.
In particolare per quanto riguarda la videosorveglianza:
- L’angolo di ripresa delle telecamere (fisse o mobili) dovrà essere indirizzato soltanto verso le aree di rischio e nel rispetto della riservatezza dei lavoratori;
- Le registrazioni dovranno essere custodite sottochiave o “sottopassword” e vi potranno accedere soltanto gli indicati legale rappresentante (o un delegato) e il rappresentante dei lavoratori;
- Andranno rispettate le prescrizioni in materia di conservazione (24 ore) dettate dal Codice Privacy e dai provvedimenti del Garante;
- Dovrà essere allegata la planimetria dell’impianto specificando tra l’altro, numero e posizione delle telecamere, lunghezza focale e profondità di campo, posizione dei monitor e dispositivo di registrazione;
- Dovrà essere allegata anche una dettagliata relazione tecnico-descrittiva sulla gestione e l’utilizzo dell’impianto di videosorveglianza
Per quanto concerne invece la geolocalizzazione:
- La fase di installazione, di utilizzo dei sistemi di rilevazione e nella gestione dei dati acquisiti, saranno rispettati i principi di pertinenza e non eccedenza, per mezzo di dispositivi opportunamente configurati che potranno rilevare oltre all’ubicazione del veicolo, la distanza percorsa, i tempi di percorrenza, il carburante consumato, la velocità media del veicolo;
- Il monitoraggio della posizione non deve essere effettuato in via continuativa, ma solo quando necessario;
- Dovranno essere rispettati i tempi di conservazione così come prescritto dal Garante;
- Gli operatori economici che forniscono i servizi di localizzazione dovranno essere nominati responsabili del trattamento;
- Dovrà essere allegata una dettagliata relazione tecnico descrittiva contenente le modalità di localizzazione e del sistema satellitare GPS, con la descrizione e disposizione delle apparecchiature nella sede ricevente.
Si rimane soltanto lievemente perplessi in merito alle modalità di comunicazione e di informazione prese in considerazione dal modello.
Nella nota in calce infatti si specifica che il modello deve essere obbligatoriamente compilato in digitale e poi inviato per posta elettronica (!!!) o pec all’ufficio competente.
Parrebbe dedursi che soltanto in via facoltativa l’invio del modello potrebbe essere eseguito a mezzo di posta certificata, laddove, a giudizio di chi scrive, sarebbe dovuto esser obbligatorio tout court; ma soprattutto non si prevede la possibilità di firmare il modello digitalmente chiedendo tra l’altro di allegare un documento di riconoscimento in caso di invio a mezzo fax o per posta certificata.
Allo stesso modo anche per il pagamento dei bolli si obbligala consegna a mano, non prevedendo –neanche in via alternativa– la possibilità di un pagamento per via telematica.
In ogni caso, accantonando queste ultime considerazioni operative, si deve ritenere che senz’altro il modello aiuterà molto le aziende a regolarizzare in modo corretto la loro posizione nel momento in cui decidano di adottare dei sistemi di videosorveglianza o geolocalizzazione.
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