Job Description: i contenuti del lavoro svolto

 Job Description: i contenuti del lavoro svolto

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[dropcap]J[/dropcap]obs è la parola ora di moda, indica il lavoro e chi lavora. Sapere cosa, come e quando svolgere un compito è un requisito imprescindibile che ogni lavoratore deve avere ben chiaro. In ogni azienda ogni risorsa umana dovrebbe sapere quali sono i suoi compiti, qual è il suo riporto e quali sono gli eventuali collaboratori con cui relazionarsi. Job è una parola di moda al momento ma all’interno del contesto organizzativo indica il lavoro posizionamento e nel senso di compiti da svolgere.

Definire il Job di un lavoratore elimina la sovrapposizioni di ruoli fra le persone e definisce i “confini” del lavoro e, in una ottica di processo, genera un flusso di lavoro lineare dove ognuno sa cosa fare e con quale modalità.

Ogni azienda dovrebbe avere una job description per ogni “worker”, che definisca in modo corretto il compito da svolgere in relazione alla mansione.

Ogni descrizione deve essere analitica e deve fornire alla persona indicazioni chiare e precise su “cosa si deve svolgere” in base a quanto richiesto. Nella scheda di descrizione del lavoro, si fa riferimento al compito da svolgere e al ruolo ricoperto. Questo approccio è utile, perché integra i ruoli e i compiti delle persone e fornisce linee guida da poter sviluppare in autonomia.

La Job descritpion permette anche di ottimizzare i legami con le altre funzioni aziendali e gli altri collaboratori, definendone i compiti e i ruoli: ognuno è inquadrato nella propria mansione, è in grado di migliorare la relazione input/output; ossia ognuno sa qual è l’input del lavoro che deve ricevere e quale output deve generare e con quel livello di qualità.

La Job description indica anche le conoscenze e le competenze base che sono necessarie per svolgere un certo compito. Nella definizione dei Jobs spesso sono indicati gli strumenti di lavoro in relazione al compito da eseguire.

Alcuni contenuti della Job descritpion possono essere i seguenti:

  1. Ruolo
  2. Mansione
  3. Definizione dei compiti
  4. Conoscenze richieste
  5. Competenze da manifestare
  6. Riporti gerarchici verso l’alto e verso il basso
  7. Gestione del flusso di lavoro (verso chi e da chi).

Definire la Job description e renderla chiara permette di ottenere il meglio dai propri collaboratori, limitando sovrapposizioni e conflitti di ruolo.

Si ha la possibilità di delineare i flussi attuali di lavoro e quelli previsti, i tempi medi necessari per l’esecuzione di un lavoro e i livelli di qualità massimi, medi e accettabili: ossia si delineano i parametri di valutazione.

Spesso nelle PMI i Job sono chiari per i Manager di livello superiore, ma non altrettanto per i collaboratori. In numerose situazioni non sono formalizzati neanche modo sintetico, né tanto meno analitico. Le uniche indicazioni del Job chiamato a svolgere da parte delle risorse sono identificate fortunatamente nella lettera di assunzione.

Quanto finora esplicitato sembrerebbe complesso in realtà è molto semplice perché basta realizzare una scheda su cui viene indicato quanto richiesto. Certamente prima si inizia meglio è, perché i lavori di revisione sono sempre più semplici rispetto a quelli di implementazione globale. Per cui suggerirei alle aziende di iniziare questo percorso, coinvolgendo le stesse risorse che lavorano in azienda e i vantaggi saranno per l’organizzazione nel suo insieme tangibili da subito. Si lavora meglio e alla fine si collabora maggiormente..

Una positiva articolazione della Job descrition, può condurre ad ottimizzare la valutazione del Job, l’arricchimento e la soddisfazione ecc. con risvolti positivi per le risorse che si confrontano con il proprio lavoro e a cui possono dare spazio con i propri desideri di crescita professionale.

Identificare il Job permette da un lato alla risorsa umana di sapere i contenuti della valutazione del proprio lavoro e identificare le aree di miglioramento e di potenziamento. Dall’altro permette di definire anche il profilo ideale della risorsa che deve ricoprire quel ruolo, svolgere una certa mansione ed eseguire un compito. In questo modo è facilitata la ricerca e la selezione di base delle risorse su elementi oggettivi rilevando il potenziale sviluppo anche per il futuro..

Certamente chi ha già avviato un processo di certificazione di qualità, avrà innumerevoli vantaggi, perché una parte del lavoro è stata già eseguita, manca la parte valutativa e di identificazione dei parametri che permettono l’arricchimento del ruolo.

Bisogna partire dal presupposto che le aziende sono in continuo cambiamento, mutano i contesti operativi, economici e le esigenze del mercato, vi sono nuovi ruoli e alcuni si modificano, per cui bisogna spesso procedere a un riesame e al rinnovo dell’analisi e della descrizione dei Jobs.

Le aziende vivono di una forte dinamicità, pertanto qualsiasi Job descritpion deve essere verificata almeno con cadenza annuale, da un lato andando a confermarla, dall’atro andando a rivederla e allinearla con le tendenze internamente ed esternamente.

Avere consapevolezza dei differenti Job in azienda, descriverli, migliorarli, e integrarne nuovi, genera una visione sfidante dell’impresa che può delineare il miglior percorso e processo di sviluppo per le proprie risorse e può ambire a nuove mete. Certamente qualsiasi descrizione dei Jobs deve essere inserita in un’ottica di miglioramento delle attività aziendali, delle risorse coinvolte e dei livelli premianti di chi opera sul campo.

In conclusione possiamo affermare che definire e descrivere i Jobs aiuta tanto le aziende quanto le singole persone a lavorare con maggiore efficacia ed efficienza e chiarezza.

Teresa Tardia
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