La gestione dei viaggi aziendali tra spese e opportunità

Per molte aziende, i viaggi d’affari sono una componente essenziale dell’attività lavorativa. Se è vero, infatti, che la digitalizzazione ha reso sempre più facile organizzare online-meeting e incontrare virtualmente partner, clienti e fornitori, d’altro canto in alcuni frangenti la visita personale resta la scelta migliore.

I processi di gestione delle trasferte dovrebbero massimizzare le opportunità contendo i costi. È necessario infatti prestare attenzione alle spese, più comunemente definite T&E, ovvero Travel and related business expenses, che includono pianificazione, prenotazione di mezzi di trasporto e alloggio, rimborsi spese e anticipo di contanti.

In primo luogo è fondamentale, ove possibile, pianificare la trasferta in anticipo. Questo permette al travel manager di trovare le soluzioni migliori per rendere il viaggio d’affari più produttivo e meno costoso. Anche i dipendenti impegnati nel viaggio di lavoro traggono vantaggio da una buona pianificazione, in quanto possono organizzare la propria vita privata in funzione delle trasferte programmate e lavorare in maniera più efficiente durante gli spostamenti.

Questa pianificazione riguarda sia l’organizzazione dell’itinerario (che può comprendere più tappe e quindi essere organizzato in modo da visitare più clienti o fornitori), sia la scelta e la prenotazione dei mezzi di trasporto.

Il trend, per quanto riguarda le trasferte nazionali, vede una predilezione dell’automobile, mentre per le destinazioni europee e intercontinentali il mezzo più scelto è l’aereo. Ormai, pianificando le trasferte con almeno un mese di anticipo, è possibile risparmiare molto affidandosi ai voli low cost che, però, non sempre sono la scelta più oculata: quello che viene risparmiato con il prezzo del biglietto contenuto, potrebbe essere compensato da una gestione scomoda dei tempi della trasferta, con spostamenti più lunghi e possibili pernottamenti forzati per attendere i voli.

Al contrario, anche se potrebbe sembrare una soluzione adatta solo ai budget più elevati, un recente studio evidenzia come scegliere di volare con voli charter o jet privati, soprattutto se a partecipare al viaggio d’affari sono più persone dell’azienda, può paradossalmente rivelarsi un vantaggio. Il costo per il noleggio di un volo privato, anche per tratte brevi come ad esempio Milano-Parigi, può raggiungere le migliaia di euro ma, se si sommano i costi accessori derivanti dal viaggio con aereo di linea, come ad esempio quelli già citati di pernottamento, il rimborso spese di viaggio o semplicemente il costo del tempo impiegato da ogni membro del team impegnato nella trasferta, spesso si può incorrere in risultati inaspettati. Online è possibile confrontare i prezzi di diversi servizi che mettono a disposizione aerei privati e charter come JetApp, un servizio pensato apposta per una clientela business che vuole massimizzare il tempo impiegato per le trasferte lavorative.

Anche la rendicontazione delle spese di viaggio può essere semplificata e gestita tramite diversi software e app presenti sul mercato: l’approvazione delle spese di viaggio o la compilazione della nota spese possono così diventare attività semplici e rapide.

In conclusione, l’osservanza di best practice e l’adozione di una travel policy aziendale può aumentare di molto l’efficacia dei processi legati alla gestione dei viaggi d’affari.