La postazione di lavoro secondo PFU: come l’ordine migliora la produttività

 La postazione di lavoro secondo PFU: come l’ordine migliora la produttività

L’inverno è ancora lungo e la primavera sembra lontanissima, ma si sa, il mattino ha l’oro in bocca e alcune attività, specialmente quelle che vanno a incrementare la produttività, non devono essere rimandate, quindi perché non iniziare con le pulizie di primavera in ufficio?

Ci sono alcuni motivi importanti per rimettere in ordine la propria postazione di lavoro. Innanzitutto, davvero aiuta a migliorare la produttività personale, per potersi concentrare sul raggiungimento degli obiettivi quotidiani. Il disordine può essere causa di distrazione e perdita di tempo. È una grande scusa per procrastinare (prima si deve riordinare…) e un motivo per cui si finisce per perdere cose che poi vanno ritrovate, sprecando tantissimo tempo.

Nessuno ama le pulizie, in ufficio sono ancora più noiose, ecco quindi alcuni consigli per un ambiente di lavoro ordinato:

  • Eliminare le distrazioni – analizzare l’ambiente e dare priorità agli oggetti in base al loro utilizzo. Cestinare tutto il resto. Lampade da tavolo, gadget e regalini di Natale non servono poi davvero.
  • Organizzare la propria giornata – investire i primi e gli ultimi dieci minuti a controllare l’ufficio per capire cosa debba essere riordinato. In questo modo si eliminerà ogni distrazione.
  • Fare ordine dal caos – l’archivio è la risposta più efficace. Nel peggiore dei casi, tutto vi verrà impilato, nel migliore, invece, i documenti saranno digitalizzati e archiviati in modo automatico nel luogo corretto, grazie alla disponibilità di scanner intelligenti.
  • Dare spazio alla tecnologia – utilizzare tecnologia intelligente e intuitiva per le attività di amministrazione che richiedono molto tempo migliora i processi di gestione, guadagnando tempo prezioso nel corso della giornata. Automatizzare lenti processi manuali, come digitare i nomi dei file e mappare il luogo in cui devono essere archiviati in rete, o l’inserimento dati dei biglietti da visita, permette a una piccola azienda di diventare più produttiva, spesso grazie a un solo click su un pulsante. Quando le informazioni sono digitalizzate, tutto può essere gestito, condiviso e trovato in modo facile e veloce, permettendo di risparmiare tempo nelle ricerche di documenti importanti.

Una volta organizzato l’ambiente, bisognerà mettersi al lavoro. Ecco alcuni ulteriori consigli per aumentare la produttività personale in un ufficio ordinato:

  • Iniziare la giornata pianificando il proprio tempo. È troppo facile essere risucchiati dalle risposte a richieste, email e telefonate di altre persone: Quindi, prima di controllare il telefono, è bene ragionare su cosa sia necessario fare ogni giorno, creare un’agenda – che includa anche tempo per le email e disponibilità per le altre persone – e attenervisi.
  • Definire priorità flessibili. Ovviamente ci sono alcuni compiti più importanti di altri, ma un’attività inizialmente poco rilevante potrebbe diventare urgente, se rimandata troppo a lungo. Per evitare che questo accada, se una mansione prioritaria condivide alcuni aspetti con una meno importante, si consiglia di raggrupparle e realizzarle insieme. In questo modo si eviterà di accumulare grandi quantità di attività, che potrebbero trasformarsi in un vero incubo.
  • Creare delle abitudini. Se un’azione viene ripetuta in modo abituale, non sarà più percepita come una costrizione, ma diventerà, appunto, un’abitudine. All’inizio, rispondere alle email a un orario preciso del giorno sembrerà sbagliato, ma se si riesce a mantenere disciplina, ci si stupirà nel constatare che le persone capiranno di dover rispondere alle email immediatamente.
  • Essere motivati. Nulla rende una persona produttiva quanto il desiderio di fare del proprio meglio, è importante quindi chiedersi e ricordarsi sempre del perché si stia svolgendo un’attività, per essere fieri del percorso che si sta svolgendo verso il raggiungimento dei propri obiettivi.

Il succo del discorso è, in sostanza, semplice. Un ambiente di lavoro ordinato, pulito e ben organizzato, migliora il morale dei dipendenti, riduce lo stress, favorendo la produttività. Le pulizie di primavera, quindi, fanno bene!

Redazione

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