Ogni estate la stessa scena. L’imprenditore chiude il computer, imposta la risposta automatica alle e-mail, saluta i collaboratori e parte per qualche giorno di vacanza.
Ma la sua mente resta in azienda. Non pensa al cliente acquisito. Pensa a quello che non ha ancora richiamato.
Non pensa al progetto concluso. Pensa alla decisione rimandata. Non pensa alla riunione che è andata bene. Pensa a quella conversazione difficile che continua a rinviare.
È il peso dei cerchi aperti.
La teoria dei cerchi
Ogni progetto, decisione, colloquio, trattativa, ogni obiettivo è un cerchio.
Che resta aperto finché non succede una di queste tre cose:
- viene raggiunto il risultato;
- viene presa una decisione;
- si decide di non proseguire.
Tutto il resto continua a occupare spazio nella nostra mente.
Per questo il vero lavoro di manager e capiazienda non consiste nell’aggiungere continuamente nuove attività. Consiste nel liberare energia chiudendo i cerchi che contano davvero.
Perché il nostro cervello odia i cerchi aperti
Nel 1927 la psicologa lituana Bluma Zeigarnik, allieva di Kurt Lewin presso l’Università di Berlino, notò che i camerieri di un ristorante ricordavano con grande precisione gli ordini dei tavoli ancora da servire, ma li dimenticavano rapidamente una volta che il conto era stato pagato.
Da questa osservazione nacquero vari esperimenti, che portarono alla formulazione del cosiddetto “effetto Zeigarnik”: il cervello tende a mantenere attive le attività incompiute molto più di quelle concluse.
In altre parole, ciò che lasciamo in sospeso continua a richiedere attenzione mentale, consumando energia cognitiva fino a quando non viene completato o risolto.
Nel lavoro può trasformarsi in un rumore di fondo permanente.
Più aumentano le questioni lasciate in sospeso, più diminuisce la nostra capacità di concentrarci su ciò che è davvero importante.
Ecco perché molti imprenditori arrivano in vacanza con la mente sovraccarica anche quando i risultati dei primi mesi dell’anno è positivo.
Non sono esausti per il lavoro svolto. Sono affaticati dai troppi cerchi rimasti aperti.
Le cinque bucce di banana della mente
- Confondere il movimento con il progresso di un lavoro
Una giornata piena non è necessariamente una giornata produttiva.
L’agenda misura il tempo. I risultati misurano il valore.
- Aprire continuamente nuovi cerchi
Nuovi progetti. Nuove idee. Nuove iniziative.
Senza completare quelle già avviate.
Il rischio è costruire un’azienda piena di inizi e povera di conclusioni.
- Rimandare le decisioni difficili
Le decisioni rinviate sono tra i principali generatori di stress manageriale.
Ogni giorno di attesa continua a occupare energia mentale.
- Rimuginare sugli errori
L’errore non elaborato resta aperto.
L’errore analizzato diventa esperienza.
- Arrivare alla pausa estiva senza fare un bilancio
Molti chiudono l’ufficio. Necessario riposarsi, ma non basta.
Ogni pausa può diventare occasione per fermarsi a riflettere, e decidere cosa portare con sé e cosa lasciare andare.
Nel 2011 gli psicologi Brandon S. J. Masicampo e Roy F. Baumeister, pubblicano una ricerca sul Journal of Personality and Social Psychology, sostenendo che certamente le attività incompiute continuano a interferire con l’attenzione e le prestazioni cognitive. Ma la cosa interessante è che l’effetto si riduce di molto quando la persona definisce un piano concreto per completare l’attività.
Cioè, il cervello non ha bisogno che tutto sia finito. Ha bisogno di sapere che esiste un piano credibile per arrivare alla conclusione.
Un cerchio chiude non solo quando abbiamo completato un’attività. Si chiude anche prendendo una decisione chiara, assegnando una responsabilità o definendo una data entro cui sarà completato.
La frase su cui riflettere
“Quando devi prendere una decisione, la cosa migliore che puoi fare è prendere la decisione giusta, la seconda migliore è prendere la decisione sbagliata. La peggiore è non decidere”, Theodor Roosevelt, 26° Presidente degli Stati Uniti.
