L’Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. n. 231/2001 e un fac-simile di regolamento

 L’Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. n. 231/2001 e un fac-simile di regolamento

231-1

Sommario

  1. L’Organismo di Vigilanza
  2. Funzioni e poteri
  3. Responsabilità
  4. Flussi informativi “da” e “verso” l’Organismo di Vigilanza

1. L’Organismo di Vigilanza

Il D.Lgs. 231/2001, allineando l’ordinamento giuridico italiano alle più progredite legislazioni straniere, ha introdotto una forma di responsabilità degli enti collettivi per i reati commessi (dalla persona fisica) nell’interesse o a vantaggio dell’ente medesimo, che si aggiunge a quella dell’autore materiale dell’illecito penalmente rilevante.
Perché sia configurabile la responsabilità amministrativa dell’ente devono ricorrere tre condizioni fondamentali:

  • deve essere stato commesso un reato a cui la legge collega la responsabilità dell’ente;
  • il reato deve essere stato commesso nell’interesse o a vantaggio dell’ente;
  • l’autore del reato deve essere un soggetto apicale ovvero un sottoposto.

Il Decreto, negli artt. 6 e 7, ha tuttavia previsto una forma di esonero dalla responsabilità dell’ente che dimostri di aver adottato ed efficacemente attuato modelli di organizzazione, gestione e controllo idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi. In particolare, ai fini dell’esonero dalla responsabilità amministrativa, le misure da adottare sono di due tipi:

  • l’adozione del Modello di organizzazione e gestione;
  • l’istituzione di un apposito Organo di Vigilanza.

All’adozione di un modello di organizzazione, gestione e controllo devono immediatamente seguire gli atti necessari a garantire la piena operatività dell’Organismo di Vigilanza deputato a vigilare sul funzionamento e l’osservanza del medesimo modello. L’organo dirigente, quindi, al momento della formale adozione del modello dovrà disciplinare gli aspetti principali relativi al funzionamento dell’Organismo (es. modalità di nomina e revoca, durata in carica) e ai requisiti soggettivi dei suoi componenti. La nomina generalmente spetta agli amministratori che con apposita delibera nominano i membri dell’Organismo di Vigilanza, verificando i requisiti richiesti per ricoprire tale ruolo.
L’organo amministrativo, nella scelta dei membri dell’Organismo di Controllo, deve pertanto valutare elementi quali la professionalità dei membri, intesa come possesso di adeguate competenze specialistiche in relazione al campo di attività dell’ente e l’onorabilità degli stessi, intesa come assenza di cause d’ineleggibilità già previste per i soggetti che svolgono funzioni di amministrazione e di controllo estese, eventualmente, a precedenti sentenze di condanna o patteggiamento per i reati previsti dal decreto.
L’Organismo di Vigilanza, una volta nominato, dovrà disciplinare il proprio funzionamento interno. A tale proposito è opportuno che l’Organismo formuli un regolamento delle proprie attività.
Sempre l’Organismo di Vigilanza dovrà definire tutti quegli aspetti attinenti alla sua continuità d’azione da realizzarsi anche attraverso il supporto di una struttura interna dedicata, quali la calendarizzazione dell’attività, la verbalizzazione delle riunioni e la disciplina dei flussi informativi dalle strutture aziendali all’Organismo.
Caratteristica fondamentale e imprescindibile dell’Organismo di Vigilanza è l’autonomia e l’indipendenza dello stesso rispetto agli altri organi aziendali. Il venir meno di questa caratteristica minerebbe irreparabilmente anche il miglior modello organizzativo in quanto mancherebbe uno dei presupposti per l’esimente dai reati oggetto del decreto.

I requisiti di autonomia e indipendenza sono fondamentali perché l’Organismo di Vigilanza non sia direttamente coinvolto nelle attività gestionali che costituiscono l’oggetto della sua attività di controllo.
La struttura si pone in relazione con le dimensioni e con le peculiarità dell’ente. In prima analisi la scelta si pone tra:

  • organo monocratico;
  • organo collegiale.

Per quanto attiene alla revoca dei membri o alla loro sostituzione è importante segnalare che, in analogia a quanto avviene per il Collegio Sindacale, il Presidente dell’Organismo (o un suo membro) non può essere revocato dall’organo amministrativo (o dall’Assemblea) se non per giusta causa, accertata dall’organo amministrativo stesso (o dall’Assemblea) in seduta congiunta con il Collegio Sindacale (ove esista) cui partecipano anche gli altri membri dell’Organismo.
Per quanto attiene invece alla decadenza, i membri dell’Organismo decadono in caso di perdita dei requisiti di onorabilità e professionalità; il Presidente dell’Organismo decade anche in caso di perdita dei requisiti d’indipendenza e non esecutività.

Relativamente alla durata dell’incarico, abitualmente esso è triennale.

 

Tavola 1

Una volta nominato, l’Organismo di Vigilanza dovrà disciplinare il proprio funzionamento attraverso l’adozione di un regolamento.

 

Tavola 2

 

2. Funzioni e poteri

Premesso che la responsabilità ultima dell’adozione del Modello resta in capo all’organo amministrativo, all’Organismo di Controllo è affidato il compito di vigilare con autonomi poteri di iniziativa e controllo; tale vigilanza si esplica:

  • sul funzionamento e l’osservanza delle prescrizioni contenute nel Modello da parte degli Organi Sociali, del personale, dei collaboratori e di qualsiasi altro soggetto che possa agire in nome e per conto dell’ente;
  • sulla reale efficacia e adeguatezza del modello in relazione alla struttura aziendale e all’effettiva capacità di prevenire la commissione dei reati di cui al decreto;
  • sull’opportunità di aggiornamento del modello, laddove si riscontrino esigenze di adeguamento dello stesso in relazione a mutate condizioni aziendali e/o normative.

 

Tavola 3


Nell’espletamento di tale attività, l’Organismo di Vigilanza può assumere informazioni da qualsiasi struttura e/o persona dell’ente e accedere a tutti i documenti aziendali.
Le attività che l’Organismo di Vigilanza intende svolgere devono essere riportate in un documento predisposto abitualmente con periodicità annuale, solitamente denominato Piano di Azione o Piano Operativo dell’Organismo di Vigilanza.
Una delle funzioni assolte dal Piano Operativo è la definizione delle risorse finanziarie (budget dell’Organismo di vigilanza), strumentali e umane necessarie.

 

3. Responsabilità

I componenti dell’Organismo di Vigilanza debbono possedere, tra i vari requisiti, quello della professionalità, ovvero avere competenze tecnico-professionali adeguate alle funzioni che sono chiamati a svolgere. In tal senso emergono chiaramente le assonanze con i requisiti richiesti per i membri del Collegio Sindacale (pur tenendo chiaramente distinti i diversi tipi di controllo esercitati dai due organi); infatti l’art. 2407 del Codice Civile recita che i “sindaci devono adempiere i loro doveri con la professionalità e la diligenza richieste dalla natura dell’incarico”. È quindi possibile affermare che il tipo di responsabilità dei componenti l’Organismo di Vigilanza sia la stessa dei componenti il Collegio Sindacale.

 

4. Flussi informativi “da” e “verso” l’Organismo di Vigilanza

L’Organismo di Vigilanza ha il compito di fornire chiarimenti a tutte le unità organizzative in merito al significato e all’applicazione degli elementi del Modello.
Sono assegnate generalmente all’Organismo di Vigilanza due linee di reporting verso gli Organi dell’ente:

  • la prima, su base continuativa, in tutti i casi in cui si ritiene opportuno, direttamente col vertice dell’organo amministrativo;
  • la seconda, su base periodica annuale, tramite una relazione scritta che riporti anche l’informativa sullo stato del Modello Organizzativo, all’intero organo amministrativo.

Vi sono, inoltre, una serie di flussi informativi che pervengono all’Organismo di Vigilanza provenienti dalle diverse aree aziendali.
L’Organismo di Vigilanza ha il compito di monitorare tutte le operazioni potenzialmente sensibili e di predisporre un efficace sistema di comunicazione interna per consentire la trasmissione e raccolta di notizie rilevanti per il D.Lgs. 231/01.
È compito dell’Organismo di Vigilanza promuovere l’attivazione di eventuali provvedimenti disciplinari in caso di accertate violazioni del Modello, anche in maniera indipendente dall’eventuale procedimento della magistratura.
La definizione di misure disciplinari (commisurate alla violazione e dotate di deterrenza) applicabili in caso di violazione delle regole previste dal Modello, rende efficiente l’azione di vigilanza dell’Organismo di Vigilanza e ha lo scopo di garantire l’effettività del Modello stesso.
Il sistema disciplinare costituisce, infatti, ai sensi dell’art. 6 primo comma lettera e) del D.Lgs. 231/2001, un requisito essenziale del Modello medesimo ai fini dell’esimente rispetto alla responsabilità dell’ente.

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Giorgio Gentili
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Giorgio Gentili

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