Perché un imprenditore deve saper organizzare

 Perché un imprenditore deve saper organizzare

Vi è mai capitato di non riuscire a seguire tutte le persone che vengono a chiedere delucidazioni e soluzioni? Oppure di riuscirci, ma a scapito della possibilità di godere di un meritato “tempo libero” per la famiglia o per i vostri interessi? Qual è il vostro livello di stress? Vi siete mai chiesti se e in che modo una diversa organizzazione potrebbe far funzionare meglio le attività vostre e delle persone che gestite? Spesso alcune situazioni critiche la cui soluzione appare ardua possono essere gestite o addirittura prevenute da alcuni semplici strumenti che rientrano nel concetto “darsi delle regole del gioco”. Erroneamente si pensa che avere delle regole in azienda rischi di imbrigliare la discrezionalità, la creatività, i tempi… e di aumentare la “burocrazia”.

In realtà lo strumento organizzativo giusto, correttamente concepito e applicato in modo coerente, favorisce l’efficacia e il funzionamento dell’organizzazione e quindi migliora il lavoro delle persone.

Molti studiosi nel tempo si sono dedicati all’ideazione e alla applicazione di questi strumenti fino a concepire soluzioni molto sofisticate, frequentemente adatte a contesti complessi e, soprattutto, impegnative in termini di tempo da dedicare per la loro applicazione. Spesso invece la semplicità costituisce un reale supporto per la maggior parte delle problematiche organizzative. Non pochi imprenditori che hanno migliorato qualche strumento organizzativo, ne hanno apprezzato i benefici; emblematico il commento di un imprenditore toscano: «pensavo che saper organizzare facesse parte del normale buon senso che caratterizza l’individuo, ma in realtà anche il buon senso deve essere organizzato!».

Cosa s’intende quando si parla di organizzazione del lavoro?

Innanzitutto, come si può vedere dallo schema proposto, organizzare è una delle quattro competenze chiave per gestire un’impresa, proprio perché organizzare significa: “applicare modalità per coordinare e finalizzare i comportamenti e le attività di un insieme di risorse umane per conseguire i risultati attesi, utilizzando i fattori disponibili: uomini, risorse tecnologiche, risorse finanziarie”.

In prima battuta va quindi sottolineato con chiarezza che l’organizzazione è un mezzo e non il fine. Il fine infatti è ottenere ricavi, diminuire i costi, aumentare i margini e dare un buon servizio ai clienti (efficacia, efficienza, qualità). Una buona organizzazione aiuta…

Quindi il problema non è, come capita a volte di osservare nelle imprese, avere disegnato un organigramma perfetto, con tutti i colori, con tante frecce. Oppure disporre in bella vista su uno scaffale ottimi manuali di norme e procedure, visibilmente intonsi. O, al contrario,  dichiarare “Siamo piccoli, organizzare non serve”. La domanda giusta è: “Sto utilizzando gli strumenti organizzativi coerenti con le caratteristiche della mia impresa per ottimizzare i risultati?”

Pertanto le domande chiave per un veloce check up organizzativo sono:

  • Il modello in atto è coerente rispetto: alla situazione esterna? alla dinamica di obiettivi e strategie? ai costi del suo funzionamento rispetto a obiettivi/risultati? ai fattori di successo dell’azienda?
  • L’attribuzione dei compiti e responsabilità è coerente con il disegno di struttura? Il contenuto dei ruoli è sufficientemente compreso da chi lo ricopre?
  • Per ogni responsabilità assegnata esistono obiettivi definiti? Sono chiari a chi li deve perseguire?
  • Le deleghe attribuite sono formalizzate e comunicate agli interessati?
  • Le procedure esistenti consentono la realizzazione dei risultati rispondenti a tutte le esigenze degli utenti? la risorsa lavoro è adeguatamente impiegata? i mezzi/strumenti di lavoro sono adeguatamente utilizzati? i flussi di lavoro sono semplificabili?
  • Esiste coerenza tra i profili professionali e le persone che ricoprono i relativi ruoli? C’è coerenza tra il sistema premiante e il modello di responsabilizzazione?

Ogni tanto una riflessione di questo tipo può aiutare a capire se si è sulla strada giusta oppure ci sono sintomi di qualche “patologia” organizzativa da approfondire.

Giovanna Antonietti e Patrizia Marabelli

GIOVANNA ANTONIETTI: Consulente sviluppo delle risorse, formazione aree comportamento organizzativo, leadership, vendite e gestione dello stress - utilizzo del Metodo Feldenkrais per migliorare performance. PATRIZIA MARABELLI: Consulente e formatore sviluppo organizzativo, progettazione e realizzazione di strutture, sistemi e strumenti per il cambiamento organizzativo e sviluppo delle risorse umane. Modelli D.Lgs. 231/2001.

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