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PMI più competitive grazie alla fatturazione elettronica

Dal giugno 2014 la fattura elettronica è obbligatoria per le operazioni da e verso la Pubblica Amministrazione (B2G). A partire dal 1° gennaio 2019 scatterà l’obbligo della fatturazione elettronica tra privati. Si concluderà, così, il percorso che porterà il nostro Paese ad adottare il sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.

Siamo pronti a questo passo e, soprattutto, quali vantaggi porterà questo nuovo sistema?

Lo abbiamo chiesto a Leonardo Bernardi (nella foto sopra), General Manager di Siav, azienda italiana di riferimento per l’Enterprise Content Management.

Tra poche settimane arriverà la fattura elettronica obbligatoria tra privati. Dal suo punto di vista privilegiato, a che punto sono le imprese e i professionisti? Il sistema-Paese è pronto?

Osservando il mercato, la sensazione è che molte aziende abbiano a lungo pensato che la fatturazione elettronica obbligatoria sarebbe stata oggetto di proroga, tanto che numerose imprese hanno affrontato con grande ritardo la questione, trovandosi nella necessità di gestire il passaggio al digitale con soluzioni di emergenza. Riprova ne è il fatto che gli operatori che forniscono software o servizi di fatturazione elettronica hanno dovuto far fronte ad una impennata di richieste proprio negli ultimi mesi.

In questi ultimi mesi si sta infatti riscontrando una corsa frenetica all’adeguamento, per colmare un gap dovuto a fattori quali un quadro normativo senza certezze e in continua evoluzione, una diffusa difficoltà a dotarsi di una visione strategica, in particolare per i processi “non-core” come quelli amministrativi, la carenza di competenze digitali.

Si dice che la fattura elettronica risponde in primis a un’esigenza dell’impresa di disporre in modo tempestivo di tutte le informazioni che muovono il business. Può spiegarci meglio questo punto?

Uno dei vantaggi principali offerti dalla fatturazione elettronica è la disponibilità di un formato standard XML, facilmente maneggiabile da un sistema software, che permette di automatizzare la verifica delle fatture, di aiutare gli utenti nella registrazione nel sistema ERP e di favorire lo scambio dei dati in formato digitale tra diversi sistemi. Le aziende potranno quindi contare su un unico standard di riferimento. Non si tratta solo di risparmi in termini di costi e tempi per l’emissione delle fatture; ci saranno vantaggi notevoli anche nella ricezione delle fatture che potranno essere automaticamente acquisite nei sistemi informativi delle aziende, verificate per congruenza con ordini e consegne di materiali e contabilizzate senza possibilità di errori.

Non mi sembra che siano stati predisposti incentivi reali che aiutassero l’introduzione della fatturazione elettronica in modo specifico nelle piccole realtà che costituiscono per l’Italia una componente economica di grande importanza. Secondo lei sarebbe stato opportuno?

Sicuramente una maggiore incentivazione avrebbe potuto favorire un’adesione più convinta da parte delle piccole realtà. L’introduzione dell’obbligo è stata infatti salutata più positivamente dalle aziende medio-grandi, come indicato anche da recenti ricerche dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, mentre circa 1/3 delle PMI ritiene difficoltoso adeguarsi ai nuovi standard.

D’altro canto il Governo, nel confermare l’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica dal 1° gennaio 2019, ha scelto di ridurre le sanzioni per i primi mesi di applicazione, per consentire a tutti di adeguare i propri sistemi informatici, e ha introdotto alcune semplificazioni, come la possibilità di emettere le fatture entro 10 giorni dalla operazione alla quale si riferiscono e l’abrogazione dell’obbligo di registrazione progressiva degli acquisti.

C’è da dire che, per rendere il processo di fatturazione elettronica più semplice anche per gli operatori IVA più piccoli, l’Agenzia delle Entrate offre diversi servizi gratuiti per predisporre agevolmente le fatture elettroniche, per trasmetterle e riceverle, per conservarle nel tempo in maniera sicura e inalterabile nonché per consultare e acquisire la copia originale delle fatture: il portale Fatture e Corrispettivi per predisporre e trasmettere le e-fatture; un software per PC fisso che consente di predisporre e salvare i file delle fatture elettroniche; e un’apposita App denominata “Fatturae”.

Concretamente, quali vantaggi porterà la fattura elettronica alle PMI?

La fatturazione elettronica innanzitutto permette di eliminare il consumo della carta, risparmiando i costi di stampa, spedizione e conservazione dei documenti. Inoltre, potendo acquisire la fattura sotto forma di file XML, è possibile rendere più rapido il processo di contabilizzazione dei dati contenuti nelle fatture stesse, riducendo sia i costi di gestione di tale processo che gli errori che si possono generare dall’acquisizione manuale dei dati. Infine, essendo certa la data di emissione e consegna della fattura (poiché la stessa viene trasmessa e consegnata solo tramite SdI), si incrementa l’efficienza nei rapporti commerciali tra clienti e fornitori.

Anche un piccolo operatore può avere notevoli benefici, perché la fatturazione elettronica permette di ridurre i tempi di registrazione delle fatture, le informazioni sono più tempestive e si eliminano macchinosi processi di stampa e fascicolazione.

A cosa le piccole e medie imprese dovranno fare attenzione nell’introduzione nelle proprie organizzazione della e-fattura?

Può essere conveniente affidarsi inizialmente ad un servizio in outsourcing che offre il vantaggio della velocità di implementazione e un impatto molto limitato sulla propria infrastruttura. Numerosi Vendor si stanno attrezzando per offrire il servizio di invio e ricezione delle fatture elettroniche: consigliamo di verificare gli standard del servizio offerto, le certificazioni del fornitore, i livelli di assistenza, la possibilità di aggiungere un servizio di conservazione certificato, privilegiando realtà che dispongano di esperienza e siano in grado di garantire un supporto adeguato nel caso si verifichino delle criticità: sto pensando in particolare ad aziende che non vedendo recapitate le loro fatture attive si dovessero trovare a chiamare un call center che non risponde in modo esaustivo.

Ricorrere al servizio in outsourcing semplifica alcuni passaggi inziali, ma d’altro lato, se non accompagnato da una revisione in chiave digitale dei processi documentali, rischia di far perdere alle aziende il grosso dei vantaggi della Fatturazione Elettronica, che derivano dall’automazione e integrazione dei processi.

Quindi, se il primo obiettivo resta senz’altro quello di adeguarsi per rispettare la norma, attenzione a non perdere l’occasione per riprogettare i propri processi interni, trasformando l’obbligo dell’e-fattura nell’ennesimo adempimento burocratico, senza alcun effetto positivo sull’efficienza del lavoro.

Grazie all’introduzione “preventiva” della fattura elettronica, le PMI italiane avranno un vantaggio competitivo rispetto alle dirette concorrenti europee, che affronteranno questo passaggio solo tra qualche anno, oppure un peso “burocratico” in più da affrontare?

Le scelte fatte a livello nazionale si integrano in una visione strategica europea, che punta alla capillare diffusione delle fatture elettroniche in tutto il continente, grazie all’adozione degli standard UBL e UN/CEFACT. La direzione è senza dubbio quella giusta, in cui l’Italia si pone nel gruppo di testa dei Paesi innovatori. Il vantaggio competitivo sarà rappresentato dall’opportunità, offerta dalla Fatturazione Elettronica, di colmare il gap di produttività che attualmente ostacola la crescita del sistema Italia.

Dario Vascellaro

Dario Vascellaro

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