Quanto costa gestire le e-mail? Costa come un aereo
Quante e-mail di lavoro gestiamo al giorno? Ottanta? Cento? Di più? E quanto tempo spendiamo nel gestirle? Ore di lavoro quotidiano. Le e-mail non sono gratis. Quanto costa questo tempo all’azienda?
Tom Cochran, direttore di Atlantic Media, società americana di media on line, pensa che sta passando troppo tempo a leggere email e a rispondere. Decide, da vero appassionato di tecnologia, di quantificarne tempi e costi. Ne riferisce sulla Harvard Business Review:
“La mia job description non include la gestione del flusso di posta elettronica. Probabilmente neppure la tua. Ma è sempre più parte importante del lavoro che facciamo. Mi sono accorto che in una sola settimana, lo scorso autunno, ho ricevuto 511 e-mail e ne ho inviate 284. Quasi 160 e-mail al giorno. Anche se fossi efficiente ed elaborassi ogni e-mail in 30 secondi, ci vorrebbe comunque un’ora e mezza. Quella stessa settimana ho analizzato i contenuti della gestione della posta: 47 e-mail contenevano documenti per la mia revisione, 235 e-mail in entrata provenivano da colleghi dell’azienda. Il 46% dei miei colleghi mi ha messo in copia in mail con altro destinatario. E questo ha prodotto ulteriori 172 e-mail nella mia posta elettronica”.
L’alibi della e-mail
L’abuso delle e-mail, soprattutto in CC annega digitalmente la maggior parte degli imprenditori, dei manager e degli impiegati delle aziende, grandi o PMI non fa differenza.
È paragonabile a quello che Umberto Eco chiamava ”l’alibi della fotocopia”: quando copi un documento plachi la coscienza dal non averlo letto. Oggi inviare una e-mail a qualcuno, anche in CC. ha lo stesso alibi. “Ma come non lo sapevi? Ti ho mandato una e-mail …”
Quanto tempo dedichiamo a trasferire informazioni invece di concentrarci sulle nostre attività specifiche?
Cochran decide di valutare il traffico e-mail su altri settori dell’azienda. Scopre così che alcuni dirigenti ricevono 550 e-mail e ne inviano 800 alla settimana, con una media di 32 parole per e-mail, circa due frasi. Tutte utili? Sicuramente no.
Come può il tempo speso nel gestire mail non influire sull’efficienza delle persone e quindi delle nostre imprese?
Il costo delle e-mail
Tutto passa attraverso la posta elettronica: l’invito a un pranzo veloce, un breve aggiornamento la conferma di ricezione, l’e-mail in CC e in copia nascosta. Il nostro cattivo comportamento si aggrava di anno in anno.
Cochran fa i conti. Considera la velocità di digitazione media, la velocità di lettura, il tasso di risposta, il volume di e-mail, lo stipendio medio e il totale dei dipendenti. E conclude: “L’inquinamento da e-mail chiede tempi e costi da capogiro L’azienda spendeva ben oltre un milione di dollari l’anno a retribuire persone per elaborare email. Ogni singola e-mail ha consumato fino a 95 centesimi di costo del lavoro. Ci saremmo potuti comprare un aereo Learjet!”
“Proseguendo con l’analisi,” continua Cochran” ci siamo accorti che tutti i settori della nostra azienda avevano circa lo stesso volume di posta elettronica, tranne uno, che aveva un terzo del volume degli altri. Non solo, ma ogni messaggio era breve, al massimo 140 parole, il 30% delle dimensioni medie delle e-mail di altri settori.”
Come mai? Per due ragioni: la disponibilità di canali di comunicazione alternativi e la competenza digitale di quel settore. Lì c’era un open space senza uffici individuali. Ogni computer aveva Skype, Gchat, Campfire, Dropbox, Google Docs. La tecnologia giusta per ogni situazione. Inoltre, il team era composto da giovani esperti digitali, la maggior parte dei quali ha vissuto metà della propria vita collegata a Internet.
In effetti l’e-mail ha rappresentato per molti dipendenti senior il primo ingresso nella rete digitale. Ora il vantaggio della soluzione si è trasformato in un sistema gonfio e disordinato.
Non solo e-mail
“Alcuni mesi fa abbiamo spostato l’intera azienda su Google apps,” prosegue Cochlan “migliorando mobilità e collaborazione. Non dobbiamo più inviare in posta elettronica documenti da modificare, perché possiamo farlo via Google Docs. Per tutti noi l’uso della posta elettronica è diminuito del 15%.”
Esistono oggi strumenti tecnologici per risolvere qualunque esigenza di comunicazione: software di collaborazione, comunità social, messaggistica istantanea, il tutto sostenuto dall’onnipresente cloud. Con grande risparmio di tempo e di energie dedicate ad attività che non producono valore.
Abbiamo anche a disposizione un metodo classico, utile e poco costoso: parlarsi.
La frase di oggi
“Devi dire, non ridire. Semmai, rileggere.” Beppe Severgnini
