Risoluzione n. 81/E del 25 settembre 2015: semplificazione della comunicazione del luogo di conservazione elettronica

 Risoluzione n. 81/E del 25 settembre 2015: semplificazione della comunicazione del luogo di conservazione elettronica

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[dropcap]L[/dropcap]a risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 81/E del 25 settembre 2015 fornisce un’importante novità interpretativa sull’adempimento della comunicazione del luogo di conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari disposto dall’art. 35, comma 2, del D.P.R. 633/72.

L’AE nel suo parere, in risposta all’interpello, afferma che il concetto di “conservazione” dei documenti fiscalmente rilevanti e i relativi modelli comunicativi in uso, ossia i modelli AA7/10 e AA9/11 (da quest’anno AA9/12) rispettivamente quadri E ed F relativi a “soggetti depositari e luoghi di conservazione delle scritture contabili“, fanno riferimento in origine alla gestione dei soli documenti cartacei, ove sostanzialmente il concetto di “conservazione” è coincidente con il concetto di “deposito”, mentre in un processo di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti è necessario tener conto dell’assenza del concetto del luogo fisico di conservazione a favore invece di un luogo di esibizione che può essere gestito anche da remoto.

L’agenzia spiega che il Conservatore è il soggetto che opera per il processo di “conservazione elettronica” dei documenti fiscali, definito dal Codice dell’Amministrazione Digitale ed è individuato formalmente nel manuale di conservazione, documento obbligatorio per legge da esibire in caso di verifiche e controlli.

Il Conservatore può, peraltro, coincidere con il contribuente, oppure può assumere la veste del depositario (ossia di colui che gestisce la contabilità e che, ai fini fiscali, assume specifiche responsabilità), o può essere un soggetto terzo.

Il parere di AE si conclude con l’affermazione che nei casi in cui la conservazione sia affidata ad un Conservatore soggetto terzo, che non assume la veste di depositario delle scritture, il contribuente non è tenuto a farne comunicazione mediante  i  modelli comunicativi sul luogo di conservazione (essendo, in ogni caso, gli estremi identificativi del conservatore riportati obbligatoriamente  nel manuale della conservazione), nel presupposto che, in caso di accesso, i verificatori siano messi in condizione di visionare e acquisire direttamente, presso la sede del contribuente ovvero  del  “depositario”  delle  scritture  contabili, la  documentazione  fiscale, compresa quella che garantisce l’autenticità ed integrità delle fatture, al fine di verificarne la corretta conservazione.

In ultimo, viene precisato da AE che la  mancata  esibizione  dei documenti fiscalmente rilevante comporta gli effetti previsti dagli articoli 39 del D.P.R. n. 600 del 1973 e 52 del D.P.R. n. 633 del 1972.

La risoluzione in oggetto porta ad una semplificazione ed incentivazione alla maggiore diffusione dei processi di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti, in quanto elimina l’obbligo di comunicazione sul Contribuente nel caso di affidamento della conservazione ad un Conservatore elettronico che non assume la veste di depositario delle scritture contabili.

Finalmente, grazie alla risoluzione n. 81/E, si va verso la definizione di un concetto di luogo di esibizione nella gestione elettronica differenziato dal luogo di conservazione nella gestione cartacea.

Si ricorda che l’art. 5 comma 2 del D.M. 17 giugno 2014 dispone che, in caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico sia reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell’art. 35, comma 2, lettera d), del D.P.R. n. 633/72.

Altresì, l’art. 10 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 recante “Modalità di esibizione”  stabilisce che, fermi restando gli obblighi previsti in materia di esibizione dei documenti dalla normativa vigente, il sistema  di conservazione permette ai soggetti autorizzati l’accesso diretto, anche da remoto, al documento informatico conservato, attraverso la produzione di un pacchetto di distribuzione selettiva secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione.

In conclusione, la risoluzione n. 81/E va nella direzione giusta!

Si ricorda che per i soggetti che hanno l’esercizio fiscale coincidente con l’anno solare, si avvicina il termine del 31 dicembre 2015 per la conservazione delle scritture contabili e dei documenti fiscalmente rilevanti relativi al periodo d’imposta 2014. Perché stampare ancora tanta carta quando esistono processi consolidati e sicuri che ci permettono di gestire il ciclo di vita del documento completamente in modalità informatica e a norma? Il Legislatore si è impegnato e in questo ultimo anno grazie al D.M. 17 giugno 2014 sono state eliminate delle importanti barriere all’adozione.

Essere imprenditori significa anche intraprendere l’innovazione e la conservazione elettronica è un progresso innovativo da attivare che permette di risparmiare e di generare maggiore efficienza ed efficacia dai propri processi documentali.

Clicca qui per leggere la risoluzione n. 81/E del 25 settembre 2015

Fabrizio Lupone
DocPaperless Norma e Tecnica dei Processi Digitali
Digital Compliance Advisor & Trainer
Web www.docpaperless.com
Twitter @DocPaperless

Fabrizio Lupone

Consulente esperto e formatore di digital compliance, digitalizzazione dei processi documentali, fatturazione elettronica, firme e sigilli elettronici, data certa elettronica, identità digitali SPID e conservazione elettronica a norma. Fondatore del portale DocPaperless: www.docpaperless.com.

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