Scadenza di obblighi fiscali in materia di documenti informatici rilevanti ai fini tributari

 Scadenza di obblighi fiscali in materia di documenti informatici rilevanti ai fini tributari

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Le imprese, le ditte, i professionisti, i lavoratori autonomi e le pubbliche amministrazioni ed in generale tutti i soggetti passivi d’imposta che eseguono con una modalità informatica l’emissione, la formazione, la tenuta e la conservazione delle scritture contabili, dei libri, dei registri e di altri documenti rilevanti ai fini tributari devono assolvere agli obblighi fiscali disposti dal decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, vigente dal 27 giugno 2014 e che ha abrogato e sostituto il precedente decreto del 23 gennaio 2004.

Anche le operazioni di copia, duplicazione, riproduzione, esibizione e scarto sui documenti informatici di natura fiscale sono operazioni che devono essere eseguite in conformità alla normativa di riferimento vigente.

Il D.M. 17 giugno 2014, entrato in vigore il 27 giugno 2014, ha avuto il merito di semplificare rispetto alla previgente normativa i processi di gestione e conservazione informatica delle scritture contabili ed i altri documenti con rilevanza fiscale.

Un principio basilare e generale espresso dall’art. 3, comma 1, lett. a) del citato Decreto è che in tutte le fasi di formazione, emissione, tenuta e conservazione dei documenti informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale, siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale (CAD) e delle relative regole tecniche attuative (D.M. 3 dicembre 2013, D.M. 13 novembre 2014, D.M. 22 febbraio 2013) e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità.

L’art. 3 del Decreto, altresì, stabilisce

  • le caratteristiche che devono essere garantite nelle funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici;
  • il requisito dell’apposizione della marca temporale nel processo di conservazione dei documenti informatici per la validità ai fini fiscali;
  • il termine ultimo per concludere il processo di conservazione fissato “entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi”.

L’art. 4 disciplina gli obblighi fiscali da rispettare rigorosamente in caso di digitalizzazione (generazione della copia informatica e della copia per immagine) di documenti analogici originali, sia non unici che unici.

Conclusa la dovuta premessa generale sul decreto ministeriale, tuttavia, lo scopo del presente articolo è quello di ricordare ai contribuenti che gestiscono documenti informatici gli obblighi fiscali in scadenza in questo periodo dell’anno.

Per i soggetti che presentano un periodo d’imposta coincidente con l’anno solare, una scadenza imminente al 30 aprile 2016 è quella dell’assolvimento dell’imposta di bollo relativa ai documenti informatici, assoggettati all’imposta, emessi e tenuti nel corso del 2015, quali le fatture senza addebito ed applicazione dell’IVA e di importo superiore ad € 77,47, il libro giornale, il libro inventari e infine i libri sociali.

Nell’esecuzione dell’assolvimento è necessario soddisfare i requisiti legislativi espressi nell’art. 6 del D.M. 17 giugno 2014, di seguito integralmente riportato:

Art. 6

“Modalità di assolvimento dell’imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari

  1. L’imposta  di  bollo  sui  documenti  informatici   fiscalmente rilevanti è corrisposta mediante versamento nei modi di cui all’art. 17 del decreto legislativo 9  luglio  1997,  n.  241,  con  modalità esclusivamente telematica.
  2. Il pagamento dell’imposta relativa alle fatture, agli  atti,  ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante  l’anno  avviene in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio. Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio  l’assolvimento dell’imposta di  bollo  devono  riportare  specifica  annotazione  di assolvimento dell’imposta ai sensi del presente decreto.
  3. L’imposta sui libri e sui registri di cui all’art. 16 della tariffa allegata al decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti in modalità informatica, è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse.”

Più nel dettaglio, le fatture elettroniche emesse senza addebito o applicazione dell’IVA e di importo superiore ad Euro 77,47 sono soggette ad imposta di bollo nella misura di Euro 2,00 a fattura ed il versamento dell’imposta è dovuto tramite F24 telematico entro 120 dalla chiusura del periodo d’imposta in cui le fatture elettroniche sono state emesse. In aggiunta, secondo la nuova disciplina (art. 6, comma 2, del D.M. 17 giugno 2014) le fatture elettroniche devono contenere una specifica annotazione di assolvimento dell’imposta ai sensi del Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014. Ad esempio il tracciato FatturaPA disciplinato dal D.M. n. 55/2013 prevede quale annotazione un apposito campo da valorizzare nel blocco informativo [2.1.1.6] DatiBollo.

Sui libri e sui registri di cui all’art. 16 della tariffa allegata al D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti in modalità informatica, l’imposta di bollo è dovuta nella misura di Euro 16,00 ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse ed anche in questo caso va versata tramite F24 telematico entro 120 dalla chiusura del periodo d’imposta.

Come chiarito nella Risoluzione n. 161/E del 9 luglio 2007 dall’Agenzia dell’Entrate, per registrazione deve essere inteso ogni singolo accadimento contabile. Quindi, per il libro giornale il concetto di registrazione va riferito ad ogni singola operazione rilevata in partita doppia, a prescindere dalle righe di dettaglio interessate; se, invece, ci si riferisce al libro degli inventari per accadimento contabile deve intendersi la registrazione relativa a ciascun cespite, nonché la registrazione della nota integrativa,  mentre se ci si riferisce ai libri sociali la registrazione coincide con gli accadimenti/sedute/soci trascritti; ad esempio nel libro soci con la verbalizzazione della specifica adunanza, nel libro delle adunanze e delle deliberazioni il singolo accadimento è rappresentato dal singolo verbale e quindi dalla singola adunanza.

Per una corretta esecuzione dell’assolvimento dell’imposta di bollo ed in particolare del versamento mediante modello F24 si specifica che la  Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 106/E del 2 dicembre 2014 ha istituito il codice tributo “2501”, denominato “Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari – articolo 6 del decreto 17 giugno 2014”, mentre con la Risoluzione n. 32/E del 23 marzo 2015 sono stati istituiti dall’Agenzia delle Entrate i codici tributo “2502” e “2503” relativi a sanzioni e interessi per consentire, nei casi in cui non sono stati rispettati i termini previsti, di mettersi in regola con l’assolvimento dell’imposta su libri, registri e altri documenti tributari in formato elettronico.

Un altro obbligo fiscale è prescritto dall’art. 5, comma 1, del D.M. ed è un obbligo di comunicazione, utile all’Amministrazione Finanziaria per fini statistici, in cui il contribuente deve comunicare se effettua o no la conservazione in modalità elettronica dei documenti fiscali nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di  riferimento.

Al fine di riportare alcuni esempi pratici, nel modello dichiarativo Unico 2016-SP (Società di Persone) relativo al periodo d’imposta 2015 vi è il rigo RS40 “CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI RILEVANTI AI FINI TRIBUTARI” in cui va indicato:

  • il codice 1, qualora il contribuente, nel periodo d’imposta di riferimento, abbia conservato in modalità elettronica, almeno un documento rilevante ai fini tributari;
  • il codice 2, qualora il contribuente, nel periodo d’imposta di riferimento, non abbia conservato in modalità elettronica alcun documento rilevante ai fini tributari.

Inoltre, nel modello dichiarativo Unico 2016-SC (Società di Capitali) la predetta scelta di valorizzazione è nel rigo RS104.

In ultimo, a completamento dell’articolo, si rammenta che il comma 2 dell’art. 5 del Decreto prevede che in caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento  informatico venga reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto  cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso  il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai  sensi dell’art. 35, comma 2, lettera d), del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633.  A tal riguardo, sono utili i chiarimenti specificati dall’Agenzia delle Entrate con la Risoluzione m. 81/E del 25 settembre 2015.

Fabrizio Lupone

Consulente esperto e formatore di digital compliance, digitalizzazione dei processi documentali, fatturazione elettronica, firme e sigilli elettronici, data certa elettronica, identità digitali SPID e conservazione elettronica a norma. Fondatore del portale DocPaperless: www.docpaperless.com.

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