Oltre sei aziende italiane su dieci (65 vs 57% UE) prevedono di esternalizzare software e servizi payroll a un fornitore terzo entro i prossimi tre anni. Oggi è già una pratica consolidata per il 61% (11 punti percentuali in più rispetto alla media europea), in aumento rispetto al 57,5% del 2024, a conferma di un trend in forte accelerazione.
Oltre la metà dei datori di lavoro italiani (56,5% vs 44% UE) impiega già i Managed Payroll Services (MPS), contro il 46% del 2024: una soluzione che combina software esterni con il supporto parziale di esperti specializzati. Attualmente solo il 4% delle aziende ha completamente esternalizzato il payroll, ma una su dieci (11%) prevede di farlo entro i prossimi tre anni.
I dati emergono dalla ricerca “HR & Payroll Pulse” condotta da SD Worx, leader europeo nelle soluzioni HR e payroll, su un panel di 5.936 responsabili HR e 16.500 dipendenti in sedici Paesi europei.
MPS in crescita, soprattutto in Italia, Belgio e Paesi Bassi
Oggi un’organizzazione italiana su otto (12%) gestisce ancora calcoli e amministrazione del payroll interamente in house, il 10% abbina software interni a personale esterno, mentre poco meno di una azienda su cinque (17,5%) utilizza soluzioni SaaS, basate su software payroll forniti da provider specializzati.
La modalità più diffusa resta quella dei Managed Payroll Services: il 56,5% delle organizzazioni italiane usa software esterni affiancati da un supporto parziale di esperti, in netto aumento rispetto al 35% del 2024. Un trend positivo che l’Italia condivide con Belgio e Paesi Bassi, in questo ultimo Paese raggiunge persino il 57%. Guardando, invece, al futuro europeo, il 47% dei datori di lavoro prevede di adottarlo entro i prossimi tre anni.
Anche l’outsourcing totale è in rialzo: oggi, in Italia, riguarda il 4% delle aziende, ma dovrebbe salire all’11% entro il 2029. Le prospettive di aumento più elevate in Europea si registrano in Belgio, Finlandia, Francia e Paesi Bassi (tutti al 16%).
Self-service e pay transparency al centro delle priorità payroll
Nonostante la crescente esternalizzazione, le aziende continuano a investire anche internamente. Per il 23% dei professionisti HR italiani, la priorità principale per il 2026 è l’ampliamento delle soluzioni di self-service, che consentono ai dipendenti di accedere facilmente a buste paga o richieste di ferie, un servizio di cui oggi sei lavoratori su dieci sono ancora privi. Priorità seguita da iniziative per la pay transparency (21%), tra cui ad esempio analisi del divario retributivo o buste paga più chiare, e da strumenti di supporto per i dipendenti, come servizi di assistenza per le buste paga o chatbot (20%).
Appena un gradino giù dal podio, al quarto posto, si posiziona, invece, la formazione e l’upskilling delle competenze dei team payroll interni (19%), mentre completano la top5, con il 18% delle preferenze, il miglioramento dell’analisi dei dati relativi ai cedolini per ottenere informazioni utili sulla forza lavoro e sull’azienda (18%) e l’attenzione a pratiche di payroll sostenibile, come processi completamente digitali e sistemi più efficienti dal punto di vista energetico.
Interessante, infine, notare che il passaggio a piattaforme di gestione delle buste paga basate sul cloud registra nel nostro Paese un punteggio superiore alla media europea (17% vs 13%). Un’attenzione legata probabilmente alla necessità di una migliore integrazione dei sistemi per collegare payroll, HR, finance, rilevazione presenze e benefit. Per molte organizzazioni, infatti, la migrazione al cloud non riguarda solo la modernizzazione della tecnologia delle paghe, ma un processo di digitalizzazione più esteso.
“Il payroll sta evolvendo da funzione puramente amministrativa a leva strategica per HR, finance e workforce management. – commenta Michael Custers, Chief Strategy Officer di SD Worx – Per questo le aziende stanno passando da modelli basati sui servizi a piattaforme payroll sempre più tecnologiche, integrate e orientate all’automazione. Si aspettano validazioni supportate dall’AI, processi payroll continui e integrazioni fluide con gli altri sistemi aziendali, per ridurre il lavoro manuale e migliorare velocità e accuratezza. Allo stesso tempo, restano fondamentali compliance, precisione e affidabilità operativa. Ed è su questi pilastri che noi continuiamo a investire, per supportare decisioni migliori e offrire al dipendente un’esperienza di maggiore qualità.”
