L’adozione sempre più diffusa di strumenti digitali e piattaforme di intelligenza artificiale sta trasformando il modo in cui le aziende gestiscono i viaggi di lavoro. Parallelamente cresce anche un fenomeno sempre più rilevante per le organizzazioni: lo shadow IT, ovvero l’utilizzo di software e applicazioni non approvati dai dipartimenti IT.
Il fenomeno è in forte crescita. Secondo stime di analisti di mercato come Gartner, oltre un terzo della spesa IT aziendale può avvenire fuori dal controllo dei dipartimenti IT, mentre diverse ricerche indicano che oltre il 60% dei dipendenti utilizza applicazioni SaaS non approvate. Con la diffusione dell’intelligenza artificiale il fenomeno si sta ampliando ulteriormente: secondo WalkMe il 78% dei lavoratori utilizza strumenti AI non autorizzati sul lavoro. Quando i dipendenti prenotano voli o hotel al di fuori delle piattaforme aziendali ufficiali, le organizzazioni rischiano infatti di perdere visibilità sulle spese, sulle policy di viaggio e sulla sicurezza dei dipendenti.
“Lo shadow IT è spesso il sintomo di un problema di esperienza utente”, spiega Andrea Piccinelli, Head of SAP Concur Italy. “Se gli strumenti aziendali sono complessi o poco intuitivi, è naturale che i dipendenti cerchino alternative più semplici e familiari. Per questo è fondamentale offrire piattaforme di gestione dei viaggi e delle spese che siano non solo sicure e conformi alle policy aziendali, ma anche facili da usare.”
COSTI NASCOSTI E RISCHI OPERATIVI
L’utilizzo di piattaforme non autorizzate per prenotare trasferte o gestire le spese può generare diverse criticità per le imprese. Quando le prenotazioni vengono effettuate al di fuori dei sistemi ufficiali, le aziende rischiano di perdere l’accesso a tariffe negoziate e sconti corporate, con un impatto diretto sui costi complessivi dei viaggi di lavoro. Allo stesso tempo diventa più difficile individuare eventuali anomalie nelle richieste di rimborso, come ricevute duplicate o spese non conformi alle policy interne. Anche la gestione amministrativa può diventare più complessa, poiché la frammentazione dei dati richiede maggiori verifiche manuali e rende meno efficaci le attività di reporting e analisi.
Un ulteriore aspetto riguarda la sicurezza e il cosiddetto duty of care, ovvero la responsabilità delle aziende di monitorare e assistere i dipendenti durante le trasferte. Se un viaggio viene prenotato attraverso canali esterni, i travel manager possono perdere visibilità sugli spostamenti del personale e incontrare difficoltà nel contattarlo rapidamente in caso di emergenze o cambiamenti improvvisi dei piani di viaggio.
Il fenomeno sta inoltre evolvendo con la diffusione di strumenti di intelligenza artificiale accessibili al pubblico. Sempre più dipendenti utilizzano applicazioni AI per confrontare offerte di viaggio, analizzare costi o digitalizzare ricevute attraverso app esterne. Tuttavia, questi strumenti possono comportare rischi quando non sono gestiti all’interno dell’infrastruttura aziendale, poiché possono esporre dati sensibili come itinerari, transazioni o informazioni personali a piattaforme non controllate.
“L’intelligenza artificiale ha il potenziale per rendere i viaggi aziendali più efficienti e personalizzati”, aggiunge Andrea Piccinelli. “Ma è importante che venga adottata all’interno di strumenti governati dall’azienda, in modo da garantire sicurezza dei dati, conformità normativa e visibilità sui processi.”
COME AFFRONTARE IL FENOMENO
Per affrontare il fenomeno dello shadow IT, sempre più organizzazioni stanno adottando un approccio integrato che coinvolge i dipartimenti IT, HR e finance. Oltre alla formazione dei dipendenti sui rischi legati alla sicurezza e alla privacy, molte aziende stanno introducendo linee guida più chiare sull’utilizzo dell’intelligenza artificiale e analizzando gli strumenti che i team utilizzano informalmente per comprendere meglio le loro esigenze operative.
In questo contesto diventa fondamentale adottare piattaforme di gestione dei viaggi e delle spese moderne e intuitive, in grado di offrire un’esperienza utente paragonabile a quella delle applicazioni consumer. Le soluzioni più avanzate integrano anche funzionalità di intelligenza artificiale che supportano i dipendenti nella pianificazione delle trasferte, aiutandoli a rispettare le policy aziendali e a gestire le spese in modo più semplice e trasparente.
