STOP RIMANDARE ciò che detesti fare ma devi

 STOP RIMANDARE ciò che detesti fare ma devi

Avvii un progetto complicato solo quando ci sei costretto? Scrivi la risposta difficile ad un cliente solo quando diventa urgente?  Non tratti quei documenti finché la pila di carta non crolla sulla scrivania?

Capita a tutti noi di procrastinare, cioè rimandare a dopo qualcosa che dovremmo fare ora. E poi ci sentiamo in colpa e ci critichiamo per questo. Eppure, lo facciamo ancora.

Tra i grandi personaggi che rimandavano le cose, uno dei più famosi è Franz Kafka. Lo scrittore, che al mattino lavorava in una società di assicurazioni, al pomeriggio dormiva, perdeva tempo in varie attività e cominciava a scrivere solo dopo le 10 di sera.

Le 4 bucce di banana che ci fanno scivolare nel rinviare ciò che dovremmo fare ora.

  1. ce lo possiamo permettere, la nostra posizione gerarchica ce lo consente, siamo i titolari dell’impresa o del business.” Sono il capo, no?”
  2. vogliamo fare troppe cose nel tempo a disposizione. Quindi c’è sempre qualcos’altro da fare, magari di più semplice, che diventa un alibi per non fare qualcosa di più impegnativo. “Sto facendo comunque una cosa…”
  3. abbiamo un metodo di lavoro troppo incerto, facciamo la prima cosa che ci capita sottomano. E rinviamo ciò che sarebbe importante e urgente, ma difficile.” Non posso cominciare con questo mattone…”
  4. alcune attività ci suscitano ansia, noia, irritazione. Più tardi le facciamo e meglio è. ”Adesso proprio non mi va…”

È più facile cominciare da ciò che è semplice. Si fa senza intoppi e si finisce prima. Ma ciò che più difficile produce in genere un valore maggiore. Chiediti: quanto tempo dovrei dedicare all’attività che mi pesa? Quali vantaggi mi porta? Cosa può andare storto? 10 Tecniche per evitare di rinviare le attività che detesti fare:

1.    Le emozioni ci condizionano. Cerca di riconoscerle.

Tendiamo a evitare attività che ci suscitano emozioni negative. Evitare ha un suo cugino stretto: rimuginare. Quando ci sentiamo tristi, annoiati o stressati, tendiamo a evitare qualcosa che provoca o accentua tali emozioni. Per capire se le tue emozioni sono la ragione principale per cui rimandi un’attività chiediti: quali emozioni mi provoca? Riconosci le tue emozioni e dai loro il nome vero, sono annoiato, arrabbiato, ansioso, risentito… Questo ti aiuterà a gestirle, sostiene Daniel Goleman, il padre del’”intelligenza emotiva”.

2.    Fissa una scala da 1 a 10.

Attribuisci il peso delle singole emozioni. Controllare un contratto o rispondere alla contestazione di un cliente mi provoca ansia a livello 8, rabbia a livello 6, noia a livello 4… Gli psicologi la chiamano granularità emotiva. Potrai gestire meglio le emozioni che ti portano a rimandare quella attività.

3.    Programma una ricompensa.

Se fare una cosa ti annoia o ti stressa, premiati dopo averla fatta. Dopo, prenditi una pausa, fai due passi, mangia un frutto, fai una telefonata personale…Preparati un premio a scopo di auto motivazione.

4.    Cerca un modo più sicuro e divertente.

Ti preoccupa fare un pagamento perché temi di commettere errori? Chiedi a un collega di dettarti l’IBAN o di controllarlo con te. Un doppio check funziona sempre, quando si tratta di numeri. Preparare un’offerta commerciale ti annoia o ti preoccupa? Chiedi a qualcuno con cui lavori bene un supporto. Favore che ricambierai, ovviamente. 

5.    Quando fare qualcosa ti irrita, trova ciò che in quella attività apprezzi.

Ti infastidisce dover fare le revisioni richieste da un cliente, ma ti fa piacere essere considerato uno che risolve anche le situazioni più spinose? Concentrati su quella soddisfazione. Potresti non avere voglia di partecipare ad una riunione di lavoro, ma apprezzi l’opportunità di mostrare le tue qualità e migliorare le performance del tuo team? Concentrati su quella emozione positiva.

6.    Procedi per gradi.

Quando un’attività ti rende ansioso, inizia con gli elementi che ti rendono meno apprensivo e prosegui da lì, un passo dopo l’altro. È la “gradualità dell’esposizione”. Come quando ti esponi al sole gradualmente per non bruciarti, elabora per passi successivi ciò che più ti preoccupa.  

7.    Crea una base.

Ciò che inizialmente sembra difficile, ti sembrerà fattibile dopo che avrai realizzato una buona base. Devi pubblicare un articolo? Decidi il messaggio chiave, le tre argomentazioni a sostegno. Fai uno schema, poi una bozza, scrivi e rileggi due ore dopo. Chiedi a qualcuno di cui apprezzi il giudizio di dirti onestamente se è ciò che hai scritto è utile e interessante. 

8.    Sii più indulgente con te stesso.

A volte le emozioni che proviamo sono guidate da una esperienza precedente non positiva. Ti è capitato di intervenire ad un meeting e di avere il panico da microfono? Hai iniziato una trattativa commerciale sottovalutando l’interlocutore e non hai concluso l’accordo? Un evento all’inizio della tua carriera o in una circostanza più recente ti ha lasciato un segno di frustrazione? Cerca di ricordare, di riconoscere e di superare quella emozione.

9.    Utilizza il dialogo interiore che funziona per te.

Ad esempio: “Sono stato deluso dalla mia performance precedente e questo mi rende insicuro. È comprensibile. Ma allora ero agli inizi. Va bene imparare attraverso l’esperienza”.

10.  Decidi cosa puoi rimandare e cosa no.

Ripensa al tuo “elefante”, al tuo obiettivo strategico. Qual è il risultato che vuoi ottenere dal tuo business quest’anno? Maggiore reddittività nella tua impresa del 15%? Un fatturato più alto del 30%? Un nuovo mercato? Migliore reputazione?

Pianifica le azioni principali per catturare il tuo “elefante”. L’attività che dovresti fare ora ma non ne hai voglia, è parte di queste azioni? Conta o non conta? Se la risposta è no, puoi delegarla o eliminarla. Ma se è un sì, allora fallo subito! Un obiettivo strategico è generalmente impegnativo, ma perseguirlo in modo coerente ogni giorno, con metodo e routine, lo renderà meno complicato.

Numerosi studi dimostrano che un metodo, uno schema di abitudini consolidate per te e per il tuo team di lavoro riduce il bisogno di autocontrollo.

Ricordi quando sei andato a scuola guida? Ti sembrava impossibile imparare a scalare le marce o a frenare rapidamente. Ora è automatico. Creare routine e automatismi ti sosterrà quando non hai voglia o temi di fare qualcosa e pensi di procrastinarla.Una routine efficace potrebbe essere: ogni giorno: al mattino lavora da manager: fissa le priorità del tuo team, delega e fai il check dei risultati. Al pomeriggio lavora da maker: cioè realizza ciò che devi fare tu personalmente. Il metodo consolidato ridurrà la fatica di decidere cosa puoi procrastinare e cosa no.

Per concludere, tre perle di saggezza:

Le cose si rinviano solo se c’è la speranza di non farle. (Roberto Gervaso)

Rimanda a domani solo ciò che saresti disposto a lasciare incompiuto morendo. (Pablo Picasso)

Colui che rimanda le sagge decisioni fa come lo sciocco, che aspetta che il fiume si esaurisca prima di attraversarlo. (Orazio)

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