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Videosorveglianza in azienda e privacy dei lavoratori: le regole da rispettare

Quando un’azienda decide di dotarsi di un impianto di videosorveglianza deve rispettare determinate normative.

In tale ambito infatti le esigenze aziendali possono essere fortemente limitate dalla necessità di assicurare comunque ai propri lavoratori il loro assoluto diritto alla privacy.

Nel corso degli anni sono intervenute in Italia, a tutela dei lavoratori, non solo la Legge 300/1970 dello Statuto dei lavoratori, ma anche le normative del Codice Privacy ormai abrogato con l’entrata in vigore del Regolamento Europeo 679/16 (anche conosciuto come GDPR) nonché del D.Lgs 101/18, che hanno previsto specifiche tutele per i lavoratori.

In particolare la Legge 300/1970 stabilisce che le telecamere di sorveglianza non possono mai essere utilizzare per controllare il personale; è infatti espressamente vietato l’utilizzo di impianti audiovisivi e altre apparecchiature utilizzati al fine di un controllo a distanza del personale dipendente.

Pertanto, in osservanza con quanto previsto dalle normative sulla privacy sul tema, qualora un’azienda decida di dotarsi di sistemi di sorveglianza, la stessa dovrà informare i propri lavoratori della loro presenza attraverso un’apposita informativa sulla privacy, ma non solo.

L’azienda che decide di installare delle videocamere nei propri locali dovrà anche individuare un responsabile per la gestione dei dati registrati, garantire e proteggere l’accesso alle immagini solo al personale espressamente autorizzato e prevedere un tempo massimo di conservazione delle immagini (di solito 24-48 ore).

In ogni caso, qualora l’azienda decida di dotarsi di telecamere sul posto di lavoro dirette a riprendere i lavoratori mentre svolgono le proprie mansioni, l’installazione delle stesse deve essere preventivamente autorizzata dall’Ispettorato dal Lavoro o deve essere autorizzata da un accordo con i sindacati.

La Geolocalizzazione: quando la Privacy del Lavoratore può incontrare dei limiti

Vi sono dei casi in cui l’imprenditore può utilizzare determinati strumenti al fine di tracciare i propri dipendenti mentre svolgono le loro mansioni senza però dover chiedere alcuna autorizzazione, come previsto invece per i sistemi di videosorveglianza.

È il caso di quegli strumenti, come gli smartphone o tablet aziendali, che vengono forniti ai dipendenti per svolgere la propria mansione lavorativa e che sono dotati di per sé di tracciamento gps per la geolocalizzazione.

In questi casi l’imprenditore potrà utilizzare i dati raccolti mediante questi strumenti, purché attinenti alle finalità aziendali e quindi al quadro organizzativo e produttivo dell’azienda, semplicemente fornendo al lavoratore una informativa completa circa la modalità di utilizzo di tali apparecchi da parte della società.

I dati che vengono raccolti in questo contesto dall’Azienda possono essere utilizzati per tutti i fini connessi al rapporto di lavoro e quindi, se necessario, anche ai fini disciplinari.

Sul tema e sulla liceità della geolocalizzazione da parte dei datori di lavoro è intervenuto, già prima dell’entrata in vigore del D.Lgs 101/18, anche il Garante della Privacy il quale si è espresso favorevolmente sulla possibilità dell’utilizzo di tali sistemi purché siano adeguati i tempi di conservazione dei dati rilevabili alle finalità effettivamente perseguite dall’Azienda.

Pertanto, il datore di lavoro che vorrà utilizzare correttamente tali strumenti dovrà provvedere ad una serie di adempimenti necessari tra i quali: la rilevazione della posizione geografica limitata alle finalità connesse con l’azienda, la configurazione di un sistema di accesso ai dati che permetta il relativo trattamento al solo personale incaricato, la predisposizione di credenziali di autenticazione assegnate personalmente ad ogni incaricato e l’adozione di strumenti di cancellazione automatica in seguito al decorso dei termini stabiliti.

Martina Cergnai

Martina Cergnai

Co-Founder Lawyer STUDIO LEGALE BOSAZ

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